Furnizorii sunt persoane fizice sau companii care furnizează bunuri sau servicii altor persoane sau întreprinderi. Managementul furnizorilor este un termen folosit pentru a descrie procesul de găsire, calificare și de a face afaceri cu furnizorii. Activitățile comune includ cercetarea furnizorilor, negocierea contractelor, obținerea de oferte, evaluarea performanței, crearea și actualizarea fișierelor furnizorilor și asigurarea faptului că plățile sunt efectuate corect.
Odată ce o afacere stabilește că are o nevoie care trebuie externalizată, începe gestionarea furnizorilor. Compania trebuie să găsească unul sau mai mulți furnizori care pot furniza bunul sau serviciul necesar și să evalueze fiecare furnizor pe baza prețurilor, capabilităților, timpului de livrare, calității muncii și reputației companiei. Acest proces presupune adesea solicitarea de prețuri, verificarea referințelor și cercetarea companiei prin resurse online. Poate include, de asemenea, verificarea stabilității financiare a potențialului furnizor, asigurări și certificări.
După ce vânzătorii sunt selectați, managementul furnizorilor este o chestiune de gestionare a unui grup de furnizori, alocarea de locuri de muncă sau contracte pe măsură ce apar nevoi, monitorizarea performanței furnizorului și asigurarea respectării termenilor contractului. În companiile mari, un manager de furnizor are adesea mai mult de un furnizor în pool pentru fiecare tip de produs de serviciu. Anumiți furnizori ar putea fi preferați, ceea ce înseamnă că ei sunt prima alegere atunci când apare un proiect. Alții pot fi furnizori de rezervă, care vor fi chemați dacă furnizorul preferat nu poate accepta un anumit proiect sau nu reușește să execute.
Gestionarea furnizorilor implică adesea o mare cantitate de documente electronice sau manuale. Multe sisteme de conturi de plată necesită configurarea furnizorilor într-o bază de date. Acest lucru ar putea necesita colectarea informațiilor de contact ale vânzătorului, certificate de asigurare și numere de identificare a contribuabililor. Dacă vânzătorul va avea acces la informații de proprietate sau private, un acord de nedezvăluire sau un alt astfel de acord trebuie de obicei semnat și plasat în fișierele vânzătorului. Multe companii solicită ca fișierele furnizorilor să fie actualizate anual, așa că un manager de furnizor va trebui să se asigure că documentele actuale sunt obținute în fiecare an.
Termenul de management al furnizorilor este de obicei folosit în contextul operațiunilor de afaceri, dar este posibil ca persoanele fizice să fie, de asemenea, nevoite să gestioneze furnizorii din când în când. Un proprietar, de exemplu, ar putea avea nevoie de un contract cu un acoperiș sau un designer de interior; în această situație, va trebui să obțină oferte, să aleagă un furnizor, să monitorizeze calitatea muncii și să proceseze plata, la fel ca o afacere. Saloanele de coafură, agenții de asigurări, facilitățile de îngrijire a copiilor și serviciile personale similare sunt, de asemenea, exemple de vânzători cu care o persoană ar putea lucra frecvent.