Managementul informațiilor despre produs este un proces prin care toate informațiile referitoare la un produs sunt păstrate într-o singură bază de date. Aceste informații pot fi orice, de la scheme tehnice până la informații de catalog pre-scrise, dar obiectivul principal al majorității sistemelor de management al informațiilor despre produse este marketingul. Indiferent de canalul de distribuție utilizat, orice informație legată de utilizarea sau vânzarea produsului poate fi găsită într-o singură bază de date. Asta permite
marketing cross-channel pentru a folosi stiluri, limbi și motive similare.
Un sistem de management al informațiilor despre produse este un tip de management al conținutului întreprinderii. Acestea sunt sisteme de stocare a informațiilor care permit mai multor utilizatori să acceseze, să creeze și să editeze informații simultan și în timp real. Alte tipuri de management al conținutului companiei includ sistemele de stocare a documentelor corporative și platformele de management al conținutului, cum ar fi sistemul web Joomla®.
Aceste sisteme funcționează cel mai bine în zonele în care există mai multe grupuri care au nevoie de acces simultan la informații. Necesitatea unui management de bază al conținutului provine dintr-o tendință crescândă în rândul întreprinderilor de a avea centre de operare mari în mai multe zone. Fie prin proiectare, fie prin restructurare, cum ar fi după o fuziune, managementul de conținut permite acestor zone diferite să comunice liber, fără a fi nevoie să fie în apropiere fizică.
Majoritatea sistemelor de management al informațiilor despre produse funcționează pe linii similare. Acestea sunt puncte de acces de utilizator front-end la o bază de date internă, cum ar fi Oracle sau MySQL. Aceasta înseamnă că nu stochează informațiile pe care le conțin – o bază de date corporativă standard face asta. Pur și simplu permit utilizatorilor un mijloc mai puțin tehnic de introducere a informațiilor. Acest lucru reduce pregătirea necesară pentru angajații non-tehnici și face sistemul mai ușor de utilizat pentru toată lumea.
Datorită bazelor de date standardizate pe care le folosesc, este ușor să conectați bazele de date de gestionare a informațiilor despre produse în baze de date de marketing mai convenționale. Aceste alte baze de date pot conține înregistrări de vânzări, numere de cont sau alte informații specifice de vânzări. Prin combinarea informatiilor continute in cele doua baze de date este posibila preselectarea clientilor care ar putea fi interesati de un produs nou sau existent pe baza vanzarilor anterioare.
Majoritatea bazelor de date de gestionare a informațiilor despre produse conțin informații care sunt destinate publicului. Aceste informații se concentrează de obicei pe informații de marketing și vânzări, descrieri de produse și manuale de utilizare. Deoarece informațiile sunt publice, bazele de date sunt adesea partajate între companii. Cu informațiile despre produse disponibile vânzătorilor externi, este mai ușor să faceți produse compatibile sau să găsiți producători pentru componente specializate.
Un alt mare avantaj al sistemelor de informații despre produse este consecvența în publicitate. Diferitele departamente care fac publicitate către diferite canale, cum ar fi retailul și companiile, pot partaja informații de marketing între ele. În loc să-și proiecteze propriile campanii, aceștia pot partaja informații, asigurându-se că elementele publicitare vor rămâne aceleași pe diferitele canale. Această consecvență îmbunătățește gradul de cunoaștere a produsului în cazul în care un consumator îl întâlnește în afara canalului cu care este familiarizat.