Cunoscută și sub denumirea de gestionare a fondurilor, „administrarea fondului” este un termen care este folosit pentru a descrie diferitele activități asociate cu gestionarea activelor conținute într-un anumit tip de schemă de plasament colectiv. Fondul în cauză poate fi un tip de fond mutual, un fond speculativ, un fond de pensii sau chiar un trust unit. În funcție de mărimea și complexitatea fondului, un singur administrator sau manager poate supraveghea și efectua toate aceste activități sau poate fi asistat de un personal.
Sfera exactă a responsabilităților care intră în administrarea fondului va varia, în funcție de detaliile despre modul în care este organizat fondul, scopul de bază al fondului și prevederile pe care administratorul trebuie să le respecte în procesul de administrare de zi cu zi. Un fir comun în majoritatea exemplelor de gestionare a fondurilor are de-a face cu asigurarea faptului că activele achiziționate și deținute de fond produc randamente care se încadrează în intervale acceptabile. Totodată, administratorul este responsabil să se asigure că plățile din fond sunt efectuate în conformitate cu legile aplicabile și cu actele de înființare care au înființat sistemul de plasament colectiv.
O mare parte a procesului de administrare a fondurilor are de-a face cu îndeplinirea unor sarcini specifice zilnic, săptămânal sau lunar. De exemplu, înregistrările contabile ale fondului sunt de obicei reconciliate cu rapoarte zilnice privind deținerile fondului, împreună cu o reconciliere lunară cu extrasul brokerului care este emis la fiecare treizeci de zile. Ca parte a acestei reconcilieri, procesul de administrare presupune decontarea oricăror tranzacții efectuate în timpul zilei lucrătoare și, de asemenea, documentarea oricăror dividende sau dobânzi primite. Calculul și programarea plății dividendelor sau plăților dobânzilor către investitorii de fonduri se pot face săptămânal, bisăptămânal sau lunar.
Administrarea fondului implică, de asemenea, pregătirea documentelor de sfârșit de an care oferă o evaluare precisă atât a veniturilor, cât și a cheltuielilor asociate cu fondul de la începutul până la sfârșitul perioadei. Multe fonduri sunt structurate pentru a solicita ca aceste rapoarte să fie finalizate până la o dată dată și puse la dispoziție atât membrilor fondului, cât și agențiilor fiscale corespunzătoare. Odată ce rapoartele anuale de sfârșit de an sunt finalizate, administratorii de fonduri vor supraveghea pregătirea formularelor de declarație fiscală pentru agențiile locale, de stat și federale.
În cazul în care un fond trebuie dizolvat dintr-un motiv oarecare, procesul de administrare a fondului va implica închiderea înregistrărilor contabile, achitarea oricăror datorii datorate de fond și plata plăților finale către investitorii fondului. Acest proces trebuie finalizat în conformitate cu legile și reglementările instituite de agențiile guvernamentale care supraveghează tranzacțiile de investiții în țara în care este înființat fondul. În funcție de legile locale și de structura fondului, procesul poate dura doar câteva săptămâni sau poate necesita un an sau mai mult pentru a finaliza dizolvarea.