O bază de date de flux de lucru este un loc pentru crearea, revizuirea și promovarea lucrărilor într-un sistem. În general, este folosit pentru a gestiona un proiect cu mai mulți utilizatori într-un spațiu de lucru virtual partajat sau un instrument centralizat. Atunci când o bucată de date sau documentație este creată și trece printr-un sistem de dezvoltare și aprobare înainte de livrarea către un client, o bază de date a fluxului de lucru poate fi deosebit de utilă în gestionarea atribuirii sarcinilor și monitorizarea termenelor limită în fiecare fază.
În termeni generali, o bază de date poate fi un loc de stocare a informațiilor. Indiferent dacă datele sunt multe informații mici reunite într-un sistem mai mare sau este o dezvoltare mare care necesită intrări multiple, o bază de date a fluxului de lucru oferă un mijloc de interacțiune cu datele. Uneori, o bază de date este un instrument doar pentru regăsirea informațiilor, dar atunci când este utilizată pentru fluxul de lucru, poate deveni spațiul principal pentru o companie sau un proiect.
Efectuarea sarcinilor într-o bază de date a fluxului de lucru începe adesea cu evaluarea nevoilor proiectelor, identificarea celor care au nevoie de acces la funcții specifice și crearea bazei de date efective. De obicei, oricare dintre sistemele tradiționale de flux de lucru existente la o companie poate fi transferat pe o platformă de computer. Dacă un desen de proiectare hardware sau o bucată de software, de exemplu, a fost creat pe un computer personal individual și apoi plasat într-o locație comună dintr-o rețea a companiei, într-o bază de date a fluxului de lucru, același desen ar putea fi creat și plasat într-o zonă de lucru similară cu o unitate de partajare. Cei care au permisiunea de a se conecta în zonă pot vizualiza sau manipula desenul.
Când o bucată de date trece printr-un sistem pentru adăugiri și îmbunătățiri și, adesea, pentru integrarea într-un produs mai mare, o bază de date a fluxului de lucru poate fi utilizată pentru a muta piesa. Un coș sau un folder central poate conține numele utilizatorilor care au fiecare o sarcină de îndeplinit pentru finalizarea unui produs. După ce datele sunt inițiate, acestea pot fi verificate înapoi în zona principală a fluxului de lucru și atribuite următoarei persoane care urmează să lucreze la ele. Această persoană sau departament va face actualizările necesare și va verifica datele pentru a fi atribuite următorului lucrător care poate apoi să aprobe datele și să le plaseze într-o altă zonă a bazei de date.
Ca sistem general, o bază de date a fluxului de lucru poate fi utilizată pentru a crea prima versiune sau iterație a unui articol și poate duce articolul până la procesul de aprobare a semnăturii, după cum este necesar pentru finalizare. Privind structura organizatorică principală a fluxului de lucru poate arăta o defalcare similară cu cea a unui rezumat pe hârtie și o prezentare generală a unui proiect. Etapele dezvoltării, termenele limită pentru livrarea la nivel intern și către clienți și persoanele responsabile de-a lungul pașilor până la finalizare formează adesea interfața de pe prima pagină a bazei de date a fluxului de lucru. Utilizatorii individuali primesc apoi notificări sau verifică sarcinile pe computerele lor pentru a prelua munca și a finaliza sarcinile în vederea unui obiectiv comun de lucru.