O carte de numerar este un jurnal, sau registru, în care sunt înregistrate toate tranzacțiile comerciale. Cartea de numerar în sine este de obicei organizată în ordine cronologică, iar cartea este comparată în mod obișnuit cu extrasele bancare pentru a se asigura că cartea este corectă. Unele companii folosesc două cărți – una pentru primirea și alta pentru banii ieșiți. Există atât forme fizice, cât și electronice ale acestei cărți, iar unele companii le folosesc pe ambele simultan. Registrele de numerar sunt, de asemenea, folosite pentru audit intern și extern, pentru a se asigura că nu ies bani ilegal și pentru a se asigura guvernului sau unei companii afiliate că toate declarațiile de afaceri sunt corecte.
Registrul de numerar în sine este organizat într-un mod simplu. Toate înregistrările sunt cronologice și sunt de obicei scrise în carte atunci când tranzacția are loc sau la scurt timp după finalizarea tranzacției, astfel încât cartea să fie cât mai exactă posibil. Pentru a se asigura că cartea este corectă, managerii o vor verifica în mod obișnuit, poate o dată pe zi sau o dată pe săptămână, și vor compara orice extras de cont bancar pentru a se asigura că nicio tranzacție nu a fost ratată și nicio tranzacție nu a fost frauduloasă.
Pentru a menține tranzacțiile separate, unele companii vor folosi două registre de numerar diferite. Unul va fi făcut pentru toți banii încasați, în timp ce celălalt va fi pentru banii ieșiți. Pentru o afacere cu un număr mare de tranzacții, acest lucru poate fi ideal, deoarece va fi mai ușor să căutați prin tranzacții pentru a compara înregistrările cu extrasele bancare.
Când a început conceptul de carte de numerar, erau disponibile doar cărțile de hârtie, dar și registrele de numerar pot fi electronice. O carte fizică poate fi mai greu de furat, deoarece o carte nu poate fi piratată, dar poate ocupa și mult spațiu. O carte electronică ocupă puțin spațiu și, de obicei, oferă utilizatorilor instrumente și grafice pentru a înregistra și a prezenta mai bine înregistrările de numerar. Multe companii folosesc atât cărți fizice, cât și electronice, așa că există înregistrări separate, pentru a îngreuna un angajat sau manager să fure bani.
Pe lângă ținerea evidenței tuturor tranzacțiilor comerciale, un alt rol important al registrului de numerar este acela de a servi ca instrument de audit. Auditurile pot fi fie interne, fie externe; un audit intern este lansat de compania care deține cartea, iar un audit extern este lansat de o altă entitate, cum ar fi guvernul sau o companie afiliată. Prin verificarea evidențelor de numerar, comparând înregistrările cu extrasele bancare și numărând suma efectivă de bani din companie, managerii pot descoperi frauda sau utilizarea abuzivă a banilor. Păstrarea registrelor de casă arată, de asemenea, că compania este transparentă, ceea ce duce de obicei la mai multă încredere în companie.