Cheltuielile de asigurare reprezintă o plată pentru o primă de asigurare aferentă unei polițe de afaceri. Multe tipuri de polițe de asigurare sunt comune în afaceri. Răspunderea generală, asigurările de viață executive, clădirile, echipamentele și alte tipuri sunt disponibile companiilor. Cheltuielile de asigurare au un sold debitor normal, deoarece este un cont de cheltuieli. De obicei, companiile vor debita cheltuielile și vor credita numerar de fiecare dată când își plătesc prima de asigurare. Companiile pot avea și asigurare preplătită, care apare atunci când plătesc integral o poliță de asigurare.
Asigurarea preplătită este un activ curent, raportat în bilanțul unei companii. Atunci când o companie achiziționează o poliță de asigurare în întregime – cum ar fi 12 luni -, va debita contul de asigurare preplătit și va credita contul de numerar al companiei. Acest lucru reflectă faptul că o parte din polița de asigurare are viață utilă rămasă. Raportarea precisă impune companiilor să listeze polița ca un activ și să cheltuiască fiecare parte plătită pe toată durata de viață a poliței. Cheltuiala de asigurare este, din nou, valoarea primei lunare cheltuită cu polița.
Înregistrarea jurnalului pentru asigurarea plătită în avans este similară cu înregistrarea standard pentru cheltuieli de asigurare. La recunoașterea cheltuielilor pentru o poliță de asigurare plătită în avans, contabilii vor debita un cont de cheltuieli și vor credita asigurarea plătită în avans. Companiile vor recunoaște cheltuielile de asigurare în fiecare lună folosind acest proces, creând un flux uniform de cheltuieli și venit net. Această intrare este cea mai comună pentru acele companii care utilizează metoda contabilității de angajamente.
Activele circulante reprezintă elemente pe care o companie se așteaptă să le folosească în următoarele 12 luni. Acestea sunt adesea cele mai lichide active pe care le deține o companie, ceea ce înseamnă că afacerea poate converti activele în numerar rapid. Activele curente comune includ numerar, conturi de încasat, stocuri și cheltuieli plătite în avans. Polițele de asigurare sunt adesea una dintre cele mai frecvente cheltuieli plătite în avans. Companiile vor achiziționa o poliță de asigurare ca parte a planurilor lor de management al riscului, așteptându-se la o nevoie viitoare de numerar în cazul unui eveniment nefericit.
Companiile pot avea mai multe conturi de cheltuieli de asigurare. Acest lucru oferă claritate cu privire la suma cheltuită în fiecare lună pentru fiecare poliță de asigurare, adică răspundere generală sau vehicul. Părțile interesate preferă adesea să vadă aceste cheltuieli separate, astfel încât să poată determina cât oferă fiecare poliță pentru evenimente neplanificate. Chiar dacă pot exista mai multe conturi de cheltuieli, companiile pot utiliza un singur cont de active de asigurări preplătite. Este posibilă utilizarea unui singur cont de active, deoarece fiecare poliță de asigurare plătită în avans este un activ și rareori necesită separare în registrul general al companiei pentru a determina valoarea fiecărei polițe.