Notele de încasat sunt documente care indică o promisiune de a plăti o datorie. Deținătorul unei note de creanță o înregistrează ca datorie scadentă, la fel ca și conturile de creanță de afaceri înregistrează ca și creanțe. În schimb, o notă de plătit este o datorie și cineva care deține o notă de plătit trebuie să o înregistreze ca o datorie care trebuie plătită. Notele de primit și de plătit primesc propriile înregistrări în registrele contabile, astfel încât oamenii să își poată ține evidența finanțelor.
Condițiile unui împrumut pot varia considerabil. Ca regulă generală, datoria datorată pe o creanță cu titlu de creanță include atât principiul împrumutului, cât și dobânda, care se acumulează în timp. În plus, pot exista comisioane asociate împrumutului, cum ar fi comisioane de întârziere, care vor fi percepute dacă împrumutul nu este rambursat în timp util. Copia fizică a documentului va oferi, de asemenea, informații despre cine a contractat împrumutul și pentru ce a fost împrumutul, dacă este cazul.
Dacă bancnotele de încasat sunt scadente în mai puțin de 12 luni, acestea sunt înregistrate ca „curente”. Termenele mai lungi de 12 luni sunt înregistrate ca „necurente”. Obligațiile de încasat pot fi considerate un activ, deoarece reflectă banii pe care o companie îi datorează și îi poate încasa dacă nu sunt depuse atunci când nota devine scadentă. În general, companiilor nu le place să păstreze în evidențele lor bancnotele restante și vor întreprinde acțiuni de colectare în cazul rambursărilor întârziate.
Când se analizează înregistrările contabile, dacă o companie are note de încasat, acestea vor fi înregistrate și notate. Oamenii pot obține mai multe informații despre datoria analizând dacă este sau nu actuală și notând dacă este sau nu înregistrată ca restante. Persoanele care dețin nota de plată corespunzătoare ar putea dori să confirme că informațiile înregistrate în ambele documente sunt aceleași și ar trebui să solicite o corectare dacă nu este astfel încât să nu fie trași la răspundere pentru datoria pe care nu cred că le-au contractat.
Afacerile cele mai susceptibile de a avea bancnote de încasat sunt băncile, deoarece acestea se ocupă de acordarea de împrumuturi. Cu toate acestea, pot exista și alte tipuri de întreprinderi sau companii care acordă împrumuturi sau credite și înregistrează notele de încasat în registrele lor de contabilitate. În cazul unei societăți care este tranzacționată la bursă, informațiile despre bancnotele restante de încasat și de plătit sunt incluse în dezvăluirile financiare accesibile acționarilor și investitorilor.