O declarație de distribuție este inclusă în documentele oficiale pentru a denota nivelul minim de securitate necesar pentru a o citi. În timp ce majoritatea oamenilor ar presupune că o declarație de distribuție ar fi găsită doar în documentele militare sau guvernamentale, acesta nu este cazul. Un număr mare de organizații private, în special companii mari, bănci și firme de cercetare, folosesc și aceste declarații. Deși există multe metode diferite de securizare a informațiilor, majoritatea sistemelor se bazează pe sistemul militar american pe cinci niveluri, sistemul de afaceri pe patru niveluri sau sistemul inter-organizațional pe patru niveluri.
Declarația de distribuție este în general foarte vizibilă pe document. Dacă există o pagină de copertă, nu este neobișnuit ca declarația să fie tipărită atât în partea de sus, cât și în partea de jos a paginii. În interiorul documentului, declarația de distribuție se găsește în general în partea de sus a primei pagini printre informațiile din antet. Aceste poziții proeminente îi asigură pe proprietari că oricine citește documentul fie va avea autorizația corespunzătoare, fie va ignora în mod intenționat declarația.
Unul dintre cele mai cunoscute tipuri de declarații de distribuție este cel de cinci niveluri folosit de armata americană, precum și de multe alte grupuri militare occidentale. Cel mai înalt nivel este Top Secret, ceea ce înseamnă că doar persoanele cu cel mai înalt nivel de autorizare pot citi documentul. Apoi coboară prin nivelurile de securitate: Secret, Confidențial, Restricționat și Sensitiv, dar neclasificat. Nivelul final este Neclasificat și este disponibil pentru oricine.
Multe companii folosesc un sistem similar de declarații de distribuție. Sistemul de bază are Confidențial la cel mai înalt nivel, urmat de Privat, Sensitiv și Public. În multe cazuri, acest sistem este mult mai relaxat decât versiunea guvernamentală. Pe de altă parte, atunci când o afacere lucrează intens cu guvernul sau cu armata, nu este neobișnuit ca aceștia să adopte un sistem de securitate similar. Acest lucru este obișnuit mai ales atunci când oamenii din cadrul companiei au autorizație de securitate guvernamentală ca parte a locurilor de muncă obișnuite.
Ultimul sistem comun este cel mai bine cunoscut drept securitatea semaforului. Acest sistem funcționează pe principiul că majoritatea oamenilor au un punct de vedere înrădăcinat al anumitor culori. În acest sistem, documentele roșii sunt disponibile doar la cel mai înalt nivel. Galbenul are un public mai larg, iar documentele verzi sunt disponibile pentru oricine din organizație. Ultima culoare, albul, este deschisă publicului.
Acest sistem este comun atunci când diferite organizații lucrează împreună la un proiect. În loc să încerci să integrezi două sisteme de securitate diferite, se folosește opțiunea semaforului. Acest sistem funcționează bine și atunci când organizațiile cooperante nu vorbesc aceeași limbă, deoarece o declarație scrisă de distribuție ar putea fi interpretată greșit. Singura restricție este percepția de către fiecare țară a diferitelor culori.