Contabilii, managerii de proiect și inginerii care încearcă să arate câți bani vin sau iese dintr-un proiect folosesc de obicei o diagramă a fluxului de numerar. O diagramă de flux de numerar este o imagine sau un grafic împărțit în părți uniforme, fiecare secțiune reprezentând o perioadă de timp, cum ar fi săptămâni, luni sau ani. Săgețile care indică spre sau departe de diagramă reprezintă banii care vin sau ies din proiect. Această diagramă îi ajută pe planificatori să știe câți bani sunt cheltuiți pentru un proiect și care va fi profitul potențial din proiect pe baza informațiilor de numerar.
Diagrama fluxului de numerar în sine este simplă. Începe ca o linie orizontală, cu linii verticale mai mici care reprezintă secțiuni de timp. Timpul trebuie să fie uniform, astfel încât diagrama să nu poată urmări lunile și apoi să înceapă aleatoriu să urmărească anii. Dacă diagrama fluxului de numerar este menită să urmărească anii, va afișa doar informații bazate pe ani și nicio altă măsurătoare a timpului.
Săgețile sunt apoi plasate pe linie. Există două tipuri de săgeți: una care reprezintă intrările sau banii care vin în proiect și una care reprezintă ieșirile sau banii care vin din proiect. Atunci când o săgeată este îndreptată către o diagramă de flux de numerar, înseamnă aflux, în timp ce o săgeată îndreptată spre linie înseamnă ieșire.
Fluxul este orice bani care intră în proiect. Dacă există împrumuturi, acestea sunt considerate intrări. Vânzările, dacă proiectul câștigă bani, sunt considerate aflux. Ieșirea este atunci când banii sunt cheltuiți sau investiți. Chiar dacă banii vor face mai mulți bani în viitor, este totuși considerat o ieșire.
Pe lângă costuri, diagrama fluxului de numerar va arăta, de obicei, orice bani care pot fi recuperați la sfârșitul proiectului. Dacă proiectul necesită instrumente, cum ar fi mașini grele, diagrama va avea de obicei o zonă care arată valoarea de revânzare a echipamentului și o va afișa ca flux. Dacă există programe de plată, cum ar fi plăți de credit sau împrumut, acestea vor fi înregistrate imediat pe diagrama fluxului de numerar. Acest lucru le permite managerilor să știe unde se duc acești bani și că nu pot conta pe acești bani pentru proiect.
Diagramele fluxului de numerar sunt de obicei cuplate cu alte tipuri de diagrame și foi care urmăresc soldul general și vânzările sau profiturile. Acestea sunt folosite pentru a ajuta managerii să înțeleagă câți bani au mai rămas și cât sunt cheltuiți. De asemenea, permit managerilor să știe dacă proiectul câștigă bani sau dacă nu se face nimic.