O factură de serviciu este un document legal care oferă informații detaliate de facturare pentru o tranzacție în care un client primește un serviciu. Consultanții, personalul de reparații, profesioniștii creativi independenți și mulți alți profesioniști pot folosi facturile de servicii pentru a-și face facturarea. Factura poate avea loc si pentru produse asociate serviciilor; un mecanic, de exemplu, va factura forța de muncă asociată cu reparațiile, împreună cu orice piese pe care trebuie să le folosească pentru a repara o mașină.
Companiile tind să utilizeze un formular standardizat pentru facturare pentru a facilita ținerea evidențelor. Unele software de contabilitate generează facturi și se pot asocia cu software-ul de cronometrare pe care oamenii îl pot folosi pentru a urmări timpul petrecut pe diverse proiecte. În alte cazuri, este necesar un program separat sau comerciantul poate completa un formular tipărit. Factura servește ca o factură și o înregistrare a serviciilor prestate. În eventualitatea oricărei dispute, ambele părți au copii pe care le pot folosi pentru a rezolva disputa.
De obicei, o factură de serviciu include un antet cu informații de contact pentru companie și furnizorul de servicii specific. Acesta notează data sau datele la care au fost furnizate serviciile și oferă o defalcare a acestora și tarifele asociate fiecărui serviciu. Documentul include, de asemenea, informații de facturare, inclusiv numele persoanei sau companiei care a comandat serviciile și informațiile sale de contact. În cele din urmă, factura de serviciu va indica suma totală datorată și momentul scadenței, sau va menționa că plata a fost efectuată în momentul în care a fost generată factura.
Unele companii pot nota tarifele lor pentru serviciile standard pe factura de servicii; mecanicii, de exemplu, își imprimă frecvent tarifele orare. Documentul poate oferi, de asemenea, informații despre politicile de facturare, cum ar fi rotunjirea la un sfert sau jumătate de oră la tarifele orare. Aceasta oferă informații pe care clientul le poate folosi pentru a verifica factura pentru a confirma că este corectă. Dacă există îngrijorări cu privire la inexactități, acestea ar trebui să fie abordate înainte de a plăti factura, iar clientul ar trebui să solicite o factură de serviciu modificată care să reflecte modificările și să anuleze factura anterioară.
Pastrarea facturilor este recomandabila. Pentru beneficiarii de servicii, factura este o înregistrare utilă; șoferii, de exemplu, pot vedea când mașinile lor au primit ultima dată servicii și pot lua notă de ceea ce a făcut mecanicul. Serviciile pot fi, de asemenea, deductibile din impozite, iar factura oferă o înregistrare a taxelor. Furnizorii de servicii au nevoie de copii pentru a păstra propriile înregistrări interne ale serviciilor, astfel încât să poată trimite memento-uri clienților și pentru a stoca informații în cazul unor dispute cu privire la facturare și alte probleme. Dacă un client susține că un medic veterinar nu a făcut ceva, de exemplu, el poate scoate factura de serviciu care să documenteze serviciul și data și să o facă referire cu înregistrări în dosarul clientului, cum ar fi numărul de lot pentru o vaccinare sau x- raze care arată rezultatul unei intervenții chirurgicale ortopedice.