În latină, pro forma înseamnă „ca o chestiune de formă”. Termenul este folosit în diverse industrii și, de fiecare dată când sunt vândute bunuri sau servicii, poate fi utilizată o factură pro forma. Deoarece este prezentat înainte de efectuarea vânzării efective, nu este considerată factura oficială. Mai degrabă, este adesea folosit ca un acord între un cumpărător și vânzător, în care cumpărătorul este de acord să cumpere un articol sau un serviciu de la vânzător pentru un preț specificat. Informațiile de pe acest tip de factură sunt de obicei aceleași cu cele de pe factura comercială după confirmarea tranzacției, deși ocazional unele detalii se pot schimba.
O factură standard tipică include de obicei data, numele și informațiile de contact atât ale cumpărătorului, cât și ale vânzătorului. De asemenea, defalcă prețul pe unitate al articolului sau serviciului vândut, precum și o descriere a fiecăruia și prețul total. Detalii suplimentare relevante, cum ar fi metoda de plată și data la care articolul sau serviciul va fi livrat, se află adesea pe factura comercială. O factură pro forma include de obicei toate aceste informații, deși, în unele cazuri, prețul se poate modifica înainte ca tranzacția să fie finalizată. Unele companii oferă doar un formular mai general la început, caz în care detaliile reale ale vânzării sunt completate numai după ce aceasta a avut loc.
Nu toată lumea alege să folosească o factură pro forma, dar aceasta este adesea recomandată înainte ca vânzarea să fie finalizată, pentru a preveni neînțelegerile. De obicei, este considerat mai de dorit decât un citat, deoarece sunt incluse atât de multe detalii. Nu numai că prețul este pe formular, dar și alte detalii pertinente, cum ar fi data livrării și termenii de plată, sunt precizate, astfel încât să nu existe surprize de ambele părți. Mulți oameni care cumpără o cantitate mare de produse simultan sau care au nevoie de finanțare solicită să vadă o factură pro forma înainte de tranzacția oficială.
Deși o factură pro forma este rareori considerată oficială, uneori este acceptată atunci când nu există facturi comerciale standard disponibile. Uneori este emis pentru a primi plata în avans înainte ca un serviciu să fie finalizat sau un produs să fie expediat. În orice caz, de obicei, nu este emis până când majoritatea detaliilor tranzacției sunt cunoscute și convenite de ambele părți. În general, nimic nu este înregistrat nici în conturile de plătit, nici în creanțe până la elaborarea facturii comerciale oficiale.