O firmă administrată este una care oferă servicii profesionale și a ales să desemneze un manager care să conducă operațiunile companiei. Angajarea unui manager de afaceri eliberează profesioniștii firmei de a pierde timp prețios în îndeplinirea sarcinilor administrative. De obicei, un administrator nu necesită pregătirea extinsă și licența de care ar avea nevoie de obicei un avocat, un contabil sau un arhitect. Lucrătorii foarte apreciați ai firmei sunt astfel eliberați de sarcinile de rutină ale managementului. Acest lucru permite profesioniștilor instruiți ai companiei să maximizeze timpul petrecut în producerea de lucrări facturabile.
Profesioniștii, inclusiv avocații, contabilii publici autorizați și arhitecții fac, în general, factura pentru serviciile lor la oră. Adesea, unii sau toți profesioniștii din astfel de firme sunt, de asemenea, parteneri în afacere. Fiecare partener are proprietatea sau capitalul propriu în companie. Aceasta înseamnă că majoritatea partenerilor au un interes personal în creșterea nivelului de productivitate al firmei lor. Unele firme decid că este mai profitabil pentru ei să angajeze un manager care să se ocupe de toate sarcinile operaționale ale firmei.
Aceste responsabilități administrative pot include gestionarea conturilor de plătit și de încasat. Menținerea conformității cu raportarea și impozitarea impuse de guvern poate fi o altă îndatorire delegată managerului de afaceri al companiei. Devenind o firmă administrată și angajând un manager care să se ocupe de acele sarcini administrative care nu sunt direct facturabile clienților, profesioniștii firmei își pot crește propriile ore facturabile. Acest lucru crește și profitabilitatea firmei. Alte provocări cu care se pot confrunta firmele profesionale sunt controlul fluxului de lucru, gestionarea conflictelor potențiale și creșterea productivității personale.
Deoarece tranziția la o firmă administrată implică renunțarea la un anumit control asupra operațiunilor firmei, unii parteneri profesioniști pot alege să împărtășească sarcinile administrative. În locul unui manager de afaceri, firma poate angaja un asistent administrativ. Asistentul poate răspunde la telefon sau poate programa întâlniri, dar el sau ea poate să nu fie implicat în decizii majore privind personalul firmei sau strategia de afaceri.
Firmele mai mici cu mai mulți parteneri pot alege această opțiune. Factorul decisiv pentru a avea o firmă administrată este adesea dimensiunea bazei de clienți a firmei. Într-o practică mai mică, mai ales dacă afacerea este nouă, este posibil ca profesioniștii companiei să nu aibă destui clienți pentru a ocupa un volum de muncă cu normă întreagă. Dacă firma a trecut la o firmă administrată, unii experți în managementul afacerii susțin că cheltuielile suplimentare vor fi recuperate în creșterea profitabilității, permițând companiei să se dezvolte.