Multe proiecte de construcții și de îmbunătățire a locuințelor sunt atribuite printr-un proces de licitație. Procesul începe atunci când un proprietar de proiect emite o cerere de propuneri (RFP), care conține informații despre lucrările care urmează să fie efectuate. Antreprenorii folosesc informațiile conținute în cererea de propuneri pentru a estima costul pentru efectuarea lucrărilor specificate. Ei transmit aceste costuri proprietarului sub forma unei propuneri de ofertă, pe care proprietarul trebuie apoi să o compare cu alte oferte pentru a selecta un antreprenor.
Pentru a facilita compararea ofertelor, proprietarii pot folosi un document cunoscut sub numele de fișă de licitație. Fișa de licitație poate fi o simplă foaie de hârtie sau o foaie de calcul complexă, în funcție de scopul proiectului. Conține o listă cu toate sarcinile necesare pentru a finaliza lucrarea. De exemplu, o fișă de licitație pentru o mică renovare a casei poate include sarcini precum demolarea, gips-carton, pardoseala, iluminatul și instalațiile sanitare. Poate include, de asemenea, articole auxiliare legate de autorizațiile de construire, servicii de inginerie și alte sarcini ale proiectului care nu sunt direct legate de construcție.
În industria construcțiilor comerciale, foile de licitație sunt adesea organizate conform sistemului MasterFormat dezvoltat de Institutul de Specificații de Construcție (CSI). Sistemul MasterFormat defalcă un proiect după comerț, apoi împarte fiecare tranzacție în sarcini individuale. De exemplu, o singură categorie poate include toată vopsirea necesară la locul de muncă și poate fi defalcată cu elemente rând care se adresează vopsirii tavanelor, pereților, ușilor, mobilierului și suprafețelor exterioare. Acest sistem nu numai că standardizează procesul de revizuire a ofertelor, dar și minimizează greșelile și omisiunile dintr-o fișă de licitație.
În multe situații, proprietarul nu va finaliza foaia de licitație decât după ce majoritatea ofertelor au fost primite. Acest lucru îi permite proprietarului să folosească fiecare propunere de ofertă pentru a căuta articole pe care le-ar fi ratat atunci când ia în considerare domeniul de aplicare al proiectului. De exemplu, un antreprenor de gips-carton poate include instalarea ușilor în prețul său, ceea ce i-ar putea aminti proprietarului că a lăsat acest articol în afara foii de licitație. Căutând indicii pentru fiecare ofertă, el sau ea se poate asigura că fișa de licitație conține un domeniu complet de lucru pentru proiect.
După ce toate ofertele sunt depuse, foaia de licitație ar trebui utilizată ca o listă de verificare pentru a ajuta proprietarul să efectueze o comparație „mere cu mere” între diferitele propuneri. Dacă nu este clar dacă un articol este inclus, proprietarul poate contacta ofertantul pentru confirmare. De asemenea, ofertantului i se poate cere să-și ajusteze prețul pentru a include sau exclude articolul în cauză. Odată ce proprietarul a ajuns la concluzia că toate ofertele acoperă același domeniu de activitate, el poate atribui cu ușurință un contract celui mai scăzut ofertant calificat.