Termenul propunere de licitație este folosit în domeniul achizițiilor pentru a descrie răspunsul furnizorilor potențiali la o cerere de ofertă (RFP). Fiecare propunere de licitație are trei aspecte: prezentarea generală a companiei, răspunsul la specificații și prețul. Propunerile de licitație sunt răspunsuri obligatorii din punct de vedere juridic într-un proces de achiziție. Există o mare cantitate de legislație comercială în legătură cu contractele, cererile de propuneri, propunerile de licitație și condițiile de acceptare. Acordați-vă timp pentru a vă asigura că răspunsul dvs. este corect și prezintă o soluție care poate fi finalizată în mod profitabil.
Formatul unei propuneri de licitație variază foarte mult în funcție de industrie, dar toate au aceleași cerințe de bază. Cea mai importantă parte a oricărui răspuns la licitație este termenele limită. Toate cererile de propuneri au o dată și o oră limită specificate în mod clar pe document. Orice răspunsuri primite după această dată nu pot fi acceptate sau incluse în procesul de revizuire. Legea contractelor este foarte clară în această problemă, iar multe firme au fost duse în instanță pentru atribuirea de contracte către firme care și-au depus propunerea de licitație după termenul limită. Judecătorii hotărăsc în mod invariabil în favoarea reclamantului care a depus la timp propunerea de licitație și pot acorda despăgubiri în plus față de cheltuielile de judecată.
Prima secțiune a fiecărei propuneri de licitație este o prezentare generală a companiei care răspunde la cererea de propuneri. De obicei, firma ar trebui să includă experiență în industrie, evidențiind proiecte de succes de dimensiuni similare sau mai mari, pentru a indica capacitatea de a îndeplini cerințele companiei. Dacă compania este listată la bursă, aceasta ar trebui inclusă în secțiunea de fundal, împreună cu link-uri către comunicate de presă, site-ul companiei și o listă a directorilor executivi.
Secțiunea de răspuns va primi cea mai mare atenție din partea clientului. Ca rezultat, ar trebui să se concentreze pe îndeplinirea cerințelor punct cu punct. Multe firme folosesc structura RFP pentru a-și formata răspunsul, corelând fiecare secțiune pentru a face comparația mai ușoară pentru client. Documentele justificative suplimentare care sunt necesare în răspuns ar trebui listate ca documente anexe și indexate corespunzător. Multe firme includ prezentarea răspunsului ca element marcat în matricea de evaluare, ceea ce face ca efortul să merite din plin pentru firma care răspunde.
Prețul este de obicei o secțiune separată a propunerii de licitație. Dacă sunt furnizate mai multe opțiuni de preț, răspunsul ar trebui să indice clar valoarea principală, împreună cu prețul pentru diferite soluții alternative. Multe contracte de cumpărare includ o taxă recurentă, cum ar fi licența sau întreținerea anuală. Această valoare ar trebui să fie furnizată în această secțiune, cu o indicație clară a duratei mandatului.
Orice restricție privind acceptarea propunerii de ofertă trebuie inclusă în răspuns. Aceasta include termene de acceptare a ofertei, programarea pentru începutul lucrării, flexibilitatea resurselor și alte aspecte. Termenele de plată sunt de obicei indicate și în răspuns, astfel încât procesul de negociere să poată începe.