O înregistrare contabilă este orice tip de document electronic sau tipărit care furnizează informații cu privire la situația financiară a unei persoane fizice sau entități. Înregistrările de acest tip sunt folosite pentru a crea înregistrări contabile mai detaliate, cum ar fi registre, jurnale și alte tipuri de registre contabile. Funcția principală a acestor documente este de a crea un istoric precis al tuturor tranzacțiilor financiare aferente unei anumite perioade de timp, inclusiv veniturile primite, precum și plățile efectuate pentru cheltuielile relevante. Alături de tranzacțiile bănești, aceste registre de conturi fac posibilă și determinarea echilibrului dintre active și pasive.
O serie de documente sunt incluse ca parte a procesului de pregătire și ținere a registrelor contabile. Facturile emise de o companie sunt unul dintre documentele fundamentale care sunt notate și urmărite în registre și jurnale. Facturile fac posibilă urmărirea veniturilor potențiale care pot fi anticipate în mod rezonabil de companie. Prin introducerea facturilor și a sumelor facturii în registrele contabile, este mult mai ușor să aplicați cecuri sau alte forme de plată care sunt remise de clienți când și pe măsură ce ajung și sunt pregătite pentru depunere într-un cont bancar.
Facturile care se referă la achiziții efectuate de o întreprindere sunt, de asemenea, esențiale pentru menținerea unor registre contabile exacte. Ca și în cazul facturilor emise de o întreprindere, cele care sunt primite trebuie să fie autentificate în evidențele conturi de plătitori, ceea ce facilitează stabilirea unui program de emitere a plății pentru respectivele facturi. Cecul sau modalitatea de plată care este utilizată pentru a deconta soldul pe acele facturi este, de asemenea, considerată o înregistrare contabilă și este de obicei notat în conturile de plătit împreună cu factura corespunzătoare.
Toate tranzacțiile monetare implicate în funcționarea afacerii sunt considerate înregistrări contabile de un tip sau altul. Atât copiile manuale, cât și cele electronice sunt păstrate la dosar, ceea ce face mult mai ușoară verificarea înregistrărilor din jurnal și asigurarea că toate înregistrările sunt în ordinea corectă. Când sunt respectate principiile contabile general acceptate, este mult mai ușor să se regăsească înregistrările adecvate ale activelor, înregistrărilor datoriilor și orice subgrup al acelor înregistrări care se referă la orice tranzacție de datorii sau creanțe.
Menținerea unor registre contabile exacte într-o anumită formă este adesea necesară în scopuri fiscale. Acest lucru este valabil atât pentru persoane fizice, cât și pentru companii. Eșecul de a păstra copii ale documentelor justificative esențiale poate crea adesea probleme dacă este solicitat un audit fiscal și poate duce la interzicerea anumitor deduceri din lipsa documentației. Din acest motiv, multe persoane fizice și companii folosesc software de contabilitate pentru a păstra toate înregistrările în ordine, păstrând în același timp copii ale cecurilor, facturilor și ale altor documente justificative care susțin înregistrările efectuate în registrele contabile în sine.