Înregistrările contabile sunt documente și materiale justificative utilizate de persoane fizice și companii la întocmirea situațiilor financiare, a documentelor fiscale și așa mai departe. Prin lege, companiile sunt obligate să păstreze astfel de înregistrări pentru o perioadă stabilită de timp, adesea șapte ani, pentru a le pune la dispoziție pentru inspecție și audit. Companiile tranzacționate public pot fi supuse unor inspecții aleatorii de către agențiile de reglementare, iar aceste inspecții includ o revizuire a înregistrărilor contabile pentru acuratețe și completitudine.
Aceste înregistrări pot fi electronice, pe hârtie sau o combinație a ambelor. Acestea includ orice documentație legată de tranzacțiile financiare, de la registrele de salarizare până la tipărirea de la sfârșitul zilei din casele de marcat. În evidențele contabile sunt incluse și extrase de cont de la bănci, împreună cu extrase similare referitoare la investiții. Registrele contabile sunt, de asemenea, considerate înregistrări contabile. În esență, dacă conține o înregistrare care se referă la activitatea financiară a unei companii, este o înregistrare contabilă.
Se așteaptă ca companiile să păstreze această documentație în stare bună de funcționare. Contabilii și personalul de asistență supraveghează în mod obișnuit menținerea unor astfel de înregistrări și folosesc documentele la pregătirea unor lucruri precum declarații pentru investitori și declarații fiscale. Dacă înregistrările nu sunt complete, situațiile financiare făcute de companie vor fi inexacte și acest lucru poate fi motiv pentru sancțiuni legale și financiare.
Procedurile cunoscute sub denumirea de principii contabile general acceptate (GAAP) trebuie urmate atunci când se mențin, se manipulează și se utilizează înregistrările contabile. Aceste proceduri standardizează sarcinile contabile de bază pentru a se asigura că sunt îndeplinite uniform de către toți contabilii de pretutindeni, eliminând posibilitatea de a utiliza așa-numita „contabilitate creativă” pentru a ascunde pierderile și, în alt mod, denaturarea faptelor financiare în beneficiul personal.
Când se dispune un audit, toate înregistrările contabile sunt solicitate pentru revizuire. Auditorii vor examina materialul și vor lua notă de orice material lipsă, înregistrări confuze sau înregistrări păstrate necorespunzător. Toate aceste informații sunt cântărite atunci când se elaborează o opinie de audit. Autoritățile de reglementare interesate de practicile financiare pot revizui rezultatele auditului pentru a colecta informații. Aceste informații pot fi folosite în urmărirea penală a companiilor suspectate de practici contabile frauduloase sau pentru a exonera companiile care se confruntă cu astfel de acuzații.
Persoanele fizice sunt de obicei sfătuite să păstreze înregistrările contabile, deoarece acestea pot fi auditate de autoritățile fiscale. Dacă oamenii nu au evidențele pentru a susține cererile făcute cu privire la impozitele lor, ei pot fi supuși penalităților. Cel puțin, obligația lor fiscală poate fi ajustată, forțându-i să plătească mai mult în impozite. Dacă înregistrările lor par a fi frauduloase, mai degrabă decât pur și simplu păstrate neglijent, ei se pot confrunta cu sancțiuni legale.