O înregistrare de stocare este un set de date care sunt interconectate. Calculatoarele păstrează și leagă informații într-o înregistrare de stocare care poate fi reamintită atunci când un utilizator sau un program dorește să localizeze tot ce are legătură cu un index sau obiect de înregistrare. Sistemele de gestionare a bazelor de date folosesc adesea înregistrările de stocare pentru a clasifica și organiza informațiile care sunt de obicei introduse în câmpuri.
Utilizatorii pot defini o înregistrare de stocare într-o bază de date legând intrările la un index sau obiect comun. De exemplu, câmpuri separate, cum ar fi un număr de telefon și o adresă, pot fi legate de un nume individual, care este indexul pentru înregistrare. Multe baze de date permit un sistem de clasificare mai elaborat, care poate grupa numeroase intrări sub un singur obiect. Sistemele de gestionare a bazelor de date sunt o modalitate convenabilă de a putea extrage instantaneu toate informațiile care sunt asociate cu o singură înregistrare.
Tehnologia computerelor mobile folosește înregistrările de stocare atunci când utilizatorii creează agende sau grupuri de legături de internet. În aceste înregistrări, adresele de e-mail, numerele de telefon și alte informații personale sunt asociate cu un nume. Funcțiile de apelare rapidă sunt o altă formă de înregistrare de stocare, deoarece numele sau numerele de telefon sunt asociate cu un singur număr de tastatură.
Căutările pot fi, de asemenea, efectuate într-un sistem de gestionare a bazelor de date pentru a extrage o înregistrare de stocare, dacă aceasta conține informații legate de un cuvânt cheie sau o relație definită de utilizator. De exemplu, dacă un utilizator dorește să localizeze toate tranzacțiile de vânzare într-un anumit interval de date, sistemul de management al bazei de date va căuta în toate înregistrările care conțin datele specificate în interval. Pe măsură ce utilizatorii găsesc noi asocieri, pot crea o nouă înregistrare de stocare pentru a lega câmpuri separate de date.
Aplicațiile software extrag date care sunt stocate pe un hard disk sau pe o bază de date pe server și afișează informațiile în funcție de seturi predefinite. De exemplu, o înregistrare extrasă folosind numele unui student poate conține numărul de identificare (ID), cursurile înscrise și notele obținute. Informațiile conținute în înregistrarea de stocare sunt de fapt introduse în diferite câmpuri din programul de bază de date. Câmpurile separate apar ca o singură înregistrare atunci când numele studentului este folosit ca cuvânt cheie de căutare, deoarece toate câmpurile sunt legate de numele său.
Mai multe înregistrări de stocare pot fi stocate în fișiere. De exemplu, un fișier poate conține înregistrările tuturor studenților înscriși la un anumit curs sau școală. Fiecare listă de elev rămâne o înregistrare separată de stocare în fișier. În plus, fiecare înregistrare conține aceleași câmpuri și aceleași tipuri de informații. De exemplu, într-un fișier de curs, fiecare înregistrare de student poate enumera ID-ul studentului, numărul cursului și nota câștigată.