Propunerile de proiecte sunt documente menite să prezinte un plan de acțiune, să sublinieze motivele pentru care acțiunea este necesară și să convingă cititorul să fie de acord și să aprobe implementarea acțiunilor recomandate în corpul documentului. În multe cazuri, documentul este redactat ca răspuns la o cerere de ofertă (RFP) care este emisă de un client actual sau potențial. Cu toate acestea, un document de acest tip poate fi pregătit și pentru a servi unui scop intern, mai ales atunci când cineva din cadrul companiei are o idee despre cum să facă compania mai profitabilă sau mai eficientă și are nevoie de autorizare și sprijin pentru implementarea acțiunii.
În orice situație, o propunere de proiect va fi aranjată clar, astfel încât cititorii să poată urmări o progresie logică a gândirii până la concluzie. Multe exemple de propuneri oferă un ghid de bază care poate ajuta chiar și începătorii să intre în leagănul scrierii eficiente a propunerilor. Orientările identifică de obicei cinci componente sau secțiuni cheie ale oricărei propuneri de proiect: introducerea, contextul, strategia, bugetarea sau finanțarea și rezultatul.
Cu secțiunea introductivă a unei propuneri de proiect, ideea este să le spuneți cititorilor despre ce este proiectul și de ce merită să vă luați în considerare proiectul în primul rând. În esență, această secțiune servește la validarea timpului și efortului depus în prezentarea datelor, precum și a timpului necesar pentru a citi și a lua în considerare meritele și fezabilitatea proiectului în sine. Introducerea nu este locul pentru a prezenta piulițele și șuruburile proiectului, doar pentru a-i stabili potențialul și a cultiva suficient interes pentru a încuraja cititorul să învețe mai multe.
Contextul expune punctele de bază ale introducerii, invocând adesea motive specifice pentru care planul de proiect este unul bun, bazat pe date istorice, proiecții privind nevoile și performanța viitoare și circumstanțele actuale ale afacerii. Contextul ajută la construirea argumentului pentru modul în care proiectul poate satisface nevoile care au apărut din cauza acțiunilor trecute, anticipând, de asemenea, nevoile viitoare și abordându-le în timp util. În cea mai mare parte, secțiunea de fundal va stabili cu fermitate că ceva trebuie făcut și va deschide calea pentru a afla cum poate fi realizat acel ceva.
Cu secțiunea de strategie a propunerii de proiect, scopul este de a contura toate procedurile care sunt necesare pentru ca proiectul să aibă succes. Adesea, strategia ajută la definirea obiectivelor pe termen scurt și lung pentru proiect, explică cum să se realizeze în mod sistematic fiecare pas și ce tip de rentabilitate se poate aștepta din efort. Aici, cititorul începe să-și facă o idee despre cât de important este proiectul și potențialul pe care îl are pentru a ajuta compania să folosească mai bine resursele disponibile în timp ce se poziționează pentru viitor.
Secțiunea de buget se reduce la ceea ce majoritatea factorilor de decizie trebuie să știe înainte de a aproba orice proiect: care este costul implicat cu implementarea propunerii de proiect. În această secțiune, detaliul trebuie să fie susținut de fapte și cifre care sunt bine cercetate și care acoperă fiecare aspect imaginabil al finanțării necesare pentru lansarea și menținerea proiectului în timp. Multe propuneri eșuează aici, din cauza lipsei de detalii și a dovezilor de susținere pentru detaliul care este inclus.
În cele din urmă, propunerea de proiect indică rezultatul implementării proiectului. Aceasta este secțiunea în care toate beneficiile sunt precizate clar. Avantajele pot include elemente precum reducerea costurilor de operare, creșterea profilului public al afacerii, generarea mai multor vânzări sau creșterea profiturilor datorită utilizării mai eficiente a resurselor disponibile. Ca și în cazul detaliilor bugetare, este important ca fiecare beneficiu numit să poată fi susținut de alte date pentru a fi luat în considerare în mod serios.
Scrierea unei propuneri este uneori mai ușoară atunci când este furnizată o cerere de propuneri oficială. Adesea, cererea de propuneri va stabili structura de bază a propunerii, va oferi indicii neprețuite cu privire la informații specifice care sunt de interes pentru potențialul client și va defini ordinea în care sunt prezentate datele. Când este furnizată o cerere de propuneri, este esențial să respectați specificațiile documentului la scrisoare. În caz contrar, propunerea va fi retrasă și unul dintre ceilalți vânzători care a respectat îndeaproape prevederile va primi afacerea.