Majoritatea guvernelor din întreaga lume cer cetățenilor să plătească impozite pe venit într-o formă sau alta. În Statele Unite, contribuabilii trebuie să plătească impozitul pe venit fie prin reținerea impozitului pe venit, fie prin plata impozitelor estimative. Pentru cei care folosesc sistemul de reținere a impozitului pe venit, angajatorul reține un anumit procent din bani din fiecare salariu și transmite fondurile către Internal Revenue Service (IRS) în numele contribuabilului. Suma pe care o reține angajatorul depinde de cifra folosită de angajat pentru scutirea de impozit la sursă în formularul său IRS W-4.
În Statele Unite, contribuabilii al căror venit este sub un anumit prag, care se modifică în fiecare an, au dreptul la cel puțin o scutire de impozit la sursă. Scutirea de impozit la sursă este o sumă în dolari care este scutită de impozitare. Pe lângă scutirea de la reținerea la sursă pe care un contribuabil o poate pretinde pentru el însuși, un contribuabil poate avea, de asemenea, dreptul de a solicita o scutire de reținere la sursă pentru soțul său, precum și pentru orice întreținere calificată.
O scutire este o sumă care este dedusă „de la început”, ca să spunem așa. Un contribuabil își calculează venitul brut și apoi poate deduce suma corespunzătoare pentru fiecare scutire la care are dreptul, lăsând venitul brut ajustat pentru anul fiscal. Scutirile nu trebuie confundate cu deducerile. O deducere este o sumă care se scade după ce venitul impozabil este calculat. În Statele Unite, un contribuabil poate alege să folosească suma standard a deducerii sau poate detalia deducerile, după ce se calculează venitul brut ajustat.
Pentru majoritatea lucrătorilor, sistemul de reținere la sursă este utilizat pentru plata impozitelor pe tot parcursul anului. Taxele estimate sunt, de obicei, plătite numai de persoane fizice sau de întreprinderi independente. Un angajator trebuie să solicite unui nou angajat să completeze formularul IRS W-4 atunci când este angajat. Formularul IRS W-4 îi spune angajatorului câte scutiri de impozit la sursă solicită angajatul pentru anul. Pe baza numărului de scutiri solicitate și a sumei salariului angajatului, angajatorul stabilește cât trebuie reținut și transmis către IRS în fiecare perioadă de plată.
La sfârșitul anului, fiecare contribuabil va primi un formular W-2 IRS, care indică cât de mult a câștigat și cât a fost reținut de angajator în numele său. Apoi, angajatul își va completa declarația fiscală și va reconcilia cifrele pentru a vedea dacă mai datorează impozite sau dacă trebuie să fie rambursate. Atunci când se utilizează cifra corespunzătoare de scutire a impozitului reținut la sursă, un angajat nu ar trebui să datoreze impozite la sfârșitul anului.