Valoarea administrativă este evaluarea importanței unei evidențe de afaceri pentru operațiunile zilnice. Înregistrările considerate a avea valoare administrativă sunt păstrate la dosar sau utilizate în mod regulat în desfășurarea afacerilor. Această clasificare a înregistrărilor comerciale determină politica de păstrare a documentelor a unei companii și poate avea implicații juridice într-o varietate de circumstanțe, cum ar fi ca răspuns la o cerere de descoperire în timpul unui litigiu sau ca urmare a unui audit fiscal.
Evidențele comerciale sunt sângele vital al operațiunilor. Urmărirea tranzacțiilor pe hârtie este modul în care o companie își îndeplinește obligațiile guvernamentale de a dovedi respectarea legii. Întreprinderile sunt obligate să documenteze vânzările pentru a justifica plata impozitelor pe venit, precum și înregistrări ale statutului angajaților pentru a dovedi eligibilitatea pentru muncă și pentru a justifica orele lucrate. Politicile și procedurile sunt de obicei dedicate hârtiei, ceea ce creează o înregistrare istorică a schimbării politicilor în timp.
Aceste cerințe, împreună cu nevoile interne și standardele industriei, înseamnă că fiecare înregistrare pe care o produce o companie trebuie evaluată pentru valoarea sa administrativă. O companie stabilește dacă înregistrarea este ceva care trebuie sau ar trebui păstrat pentru o anumită perioadă de timp sau dacă poate fi distrusă fără consecințe. Întreprinderile mai mari vor stabili de obicei o politică de păstrare a documentelor care îi ajută pe angajați să determine valoarea documentelor, astfel încât tipurile de înregistrări comerciale care sunt păstrate să fie uniforme în întreaga companie.
Companiile mai mici elaborează rareori o politică formală de păstrare a documentelor, dar determinarea valorii administrative nu este mai puțin importantă într-un mediu de firmă mică. Ținerea inadecvată a evidențelor poate scoate orice companie din afaceri. De exemplu, o companie care încheie contracte pentru servicii oferă de obicei clientului dreptul de a-și audita înregistrările privind activitatea contului. În cazul în care nu sunt păstrate evidențele administrative adecvate, clientul poate da în judecată returnarea plăților efectuate. Într-un mediu de vânzări cu amănuntul, apărarea cu succes a unui proces de alunecare și cădere ar putea depinde de politicile și procedurile scrise pe care le-au primit angajații ca parte a pregătirii lor inițiale.
Valoarea administrativă joacă, de asemenea, un rol într-un context public pentru supraveghere și în scopuri istorice. De obicei, publicul este interesat de operațiunile zilnice ale oficialilor și birourilor guvernamentale, iar unele țări au legi care dau dreptul publicului să acceseze înregistrările guvernamentale, cum ar fi Legea privind libertatea de informare din SUA. O evaluare a valorii administrative determină adesea ce înregistrări trebuie păstrate și ce pot fi mărunțite în timp ce se respectă legea. Fără acest accent pe valoarea anumitor documente de afaceri, o mare parte din istoria tranzacțională a afacerilor, agențiilor și organizațiilor s-ar pierde.