O înregistrare administrativă este orice fel de document legat de modurile în care o organizație este gestionată sau condusă. Profesioniștii păstrează evidențe administrative, astfel încât să aibă un istoric al operațiunilor, întâlnirilor, clienților și finanțelor. În unele cazuri, o înregistrare administrativă poate fi necesară în scopuri legale. Aceste documente sunt adesea stocate electronic. Când sunt necesare înregistrări administrative oficiale, totuși, profesioniștii pot tipări documente pe hârtie cu filigran sau sigilat pentru a arăta că sunt înregistrări autorizate.
Un manager de afaceri poate folosi o înregistrare administrativă pentru a lua decizii financiare. De exemplu, dacă el sau ea plănuiește cât să bugeteze pentru un anumit proiect, el sau ea ar putea accesa înregistrări pentru a afla cât a fost cheltuit în trecut. Înregistrările administrative financiare pot fi, de asemenea, utilizate în procesele de audit care sunt efectuate intern în scopuri de planificare financiară sau extern de către agențiile de reglementare.
De asemenea, este obișnuit ca o evidență administrativă să fie păstrată în scopul managementului facilităților. În scenariile în care un manager trebuie să supravegheze instalațiile pentru a se asigura că acestea sunt conforme cu reglementările de siguranță și sănătate, înregistrările pot fi utile pentru a dovedi că a luat măsurile de precauție necesare. Dacă are loc un accident într-o unitate, un manager poate produce înregistrările administrative necesare pentru a arăta că el sau ea nu este responsabil pentru nicio daune sau cazuri de vătămare corporală.
O evidență administrativă poate fi incredibil de importantă atunci când vine vorba de respectarea unui contract. Dacă o persoană este acuzată că se comportă într-un mod care este contrar termenilor unui contract, ar putea apărea o acțiune în justiție. În acest caz, înregistrările administrative pot fi folosite pentru a dovedi nevinovăția sau vinovăția unei persoane.
Înregistrările administrative sunt adesea folosite în cazurile în care o afacere sau o agenție este acuzată că funcționează într-un mod care dăunează mediului sau sănătății sau siguranței publice. În aceste cazuri, un judecător ar putea cere ca o organizație să își prezinte dosarul administrativ. O înregistrare, în acest scenariu, ar putea fi o urmă de hârtie care îi ajută pe oficialii juridici să înțeleagă pașii pe care i-a luat o organizație. Judecătorii pot folosi aceste documente pentru a determina dacă o organizație s-a comportat rău sau capricios.
O evidență administrativă poate fi ținută de orice profesionist dintr-o organizație care are acces la informații privind deciziile manageriale. În unele cazuri, managerii și directorii ar putea angaja asistenți care țin evidența întâlnirilor și acțiunilor efectuate. Lucrările care sunt urmărite digital, cum ar fi tranzacțiile financiare și introducerea datelor, pot fi, de asemenea, utilizate într-o înregistrare administrativă.