Externalizarea contabilă este strategia de afaceri de externalizare a unei părți sau a tuturor funcțiilor contabile necesare pentru a menține afacerea operațională. În timp ce conceptul de externalizare este adesea asociat cu întreprinderile mici și mijlocii, marile corporații își pot externaliza și nevoile contabile către un serviciu de contabilitate de încredere. Există o serie de motive pentru care o companie ar lua în considerare externalizarea contabilă, majoritatea motivelor concentrându-se pe utilizarea optimă a resurselor disponibile afacerii.
Pentru întreprinderile mici, întrebarea de ce ar putea externaliza funcțiile contabile are adesea de-a face cu resursele limitate. În loc să angajeze un personal cu normă întreagă pentru a se ocupa de funcții precum gestionarea conturilor de încasat și de plătit, procesarea salariilor sau calcularea și plata impozitelor federale și a altor taxe aplicabile, proprietarul unei mici afaceri poate alege să angajeze serviciile unei firme de contabilitate de încredere. În consecință, afacerea va avea mai puține salarii de acoperit și mai puține beneficii de plătit și nu trebuie să fie îngrijorată de absenteismul care ar putea întârzia efectuarea plăților sau obținerea unui salariu în timp util. Cu aceste funcții în mâinile unui furnizor de încredere de externalizare a contabilității, afacerea mică își poate folosi resursele pentru alte sarcini importante, cum ar fi îmbunătățirea procesului de producție sau implementarea strategiilor de creștere a vânzărilor.
Întreprinderile mijlocii pot descoperi, de asemenea, că externalizarea contabilă este o opțiune bună din multe dintre aceleași motive. Externalizarea înseamnă că afacerea beneficiază de profesioniști în contabilitate instruiți, fără a fi nevoie să furnizeze salarii și pachete de beneficii și își poate redirecționa resursele către alte proiecte. În același timp, o afacere mijlocie poate descoperi că alegerea de a externaliza funcțiile de contabilitate reduce, de asemenea, cheltuielile pentru materialele de birou în mod substanțial, ceea ce, la rândul său, ajută la creșterea profitului companiei în fiecare lună.
Corporațiile găsesc uneori că externalizarea contabilității este utilă atunci când vine vorba de menținerea ritmului rapid care este comun cu multe companii mai mari. Angajarea serviciilor externe pentru a gestiona funcțiile contabile înseamnă că nu este nevoie să cheltuiți timp și bani angajând și apoi instruind personal calificat. Ca bonus, deoarece înregistrările contabile sunt stocate de la distanță și pot fi de obicei accesate de personalul autorizat atunci când și după cum este necesar, externalizarea înseamnă că ofițerii și alții pot ajunge rapid la datele financiare de care au nevoie, chiar dacă sunt în călătorie. Beneficiile de acest tip funcționează bine într-o corporație în care oamenii se angajează în mod constant în multitasking și au nevoie de informații actualizate cât mai repede posibil.
Taxele pentru externalizarea contabilă variază, în funcție de nevoile clientului. Multe servicii oferă pachete de contabilitate cu taxe fixe care acoperă un anumit tip și număr de tranzacții contabile, precum și un program de taxe pentru funcții suplimentare care pot fi necesare din când în când. Altele permit clienților să construiască pachete personalizate, inclusiv doar acele funcții de care au nevoie efectiv, taxând clientul doar pentru funcțiile selectate. Pachetele personalizate merită adesea luate în considerare de către întreprinderile mici sau mijlocii care doresc să păstreze unele funcții în casă, în timp ce externalizează restul către un partener furnizor.