Procesarea comenzilor este termenul folosit pentru a identifica sarcinile colective asociate cu îndeplinirea unei comenzi pentru bunuri sau servicii plasate de un client. Procedura de procesare începe cu acceptarea comenzii de la client și nu este considerată completă până când clientul a primit produsele și a stabilit că comanda a fost livrată corect și complet. Companiile investesc adesea mult timp și efort în proiectarea unei strategii eficiente de procesare a comenzilor, crescând astfel posibilitatea stabilirii unei relații de lucru pe termen lung cu clienții săi.
Abordarea reală a procesării comenzii va varia, în funcție de complexitatea comenzii și de tipul de produse care sunt comandate. În unele cazuri, poate fi aproape instantaneu. De exemplu, dacă un cumpărător plasează o comandă pentru descărcarea unui software sau o carte electronică, procesarea comenzii nu implică, de obicei, nimic mai mult decât cumpărătorul care efectuează plata pentru produs, vânzătorul înregistrând vânzarea și acceptând plata și livrarea imediată a cartea electronică sau software-ul prin intermediul unei descărcari.
Atunci când bunurile fizice sunt implicate în procesarea comenzii, se utilizează o abordare mai complexă. Clienții pot plasa comenzi prin transmiterea unei cereri scrise, prin telefon sau prin utilizarea formularelor de comandă online care sunt direcționate direct către vânzător. Fiecare comandă este apoi direcționată către un centru de distribuție, unde tipul și cantitatea de articole solicitate de client sunt colectate și pregătite pentru expediere. Pentru a facilita acest proces, companiile mai mari operează adesea mai multe centre de distribuție care sunt amplasate strategic, permițând ca expedierea să fie livrată clientului cât mai curând posibil.
Odată primită comanda, clientul finalizează procesarea comenzii prin inspectarea articolelor care sunt livrate. Dacă articolele sunt de fapt ceea ce a comandat clientul și nu sunt deteriorate în niciun fel, atunci ciclul de procesare a comenzii este considerat finalizat. În cazul în care articolele primite sunt incorecte sau sunt deteriorate în vreun fel, atunci procesarea nu este considerată finalizată până când problemele nu sunt rezolvate.
Procesarea eficientă și precisă a comenzilor este esențială pentru succesul oricărui tip de afacere. Un sistem cu adevărat eficient va necesita ca comenzile să fie verificate cu clienții pentru a se asigura că nu există întrebări despre ceea ce își dorește clientul. Odată ce comanda este verificată, articolele necesare pentru completarea corectă a comenzii trebuie colectate în timp util. După colectarea produselor necesare, acestea trebuie ambalate în siguranță și livrate clientului în termenul promis. Eșecul de a gestiona eficient oricare dintre aceste sarcini crește șansele de a dezamăgi clientul și, astfel, de a pierde orice posibilitate de a repeta afaceri.