Ar fi dificil de menținut controlul asupra stocurilor, precum și asupra costurilor produselor fără un sistem bun de urmărire a comenzilor de achiziție. Comenzile de achiziție pot fi trimise prin poștă, prin fax, prin e-mail sau pur și simplu chemate către furnizor. Există comenzi de cumpărare electronice, de obicei între întreprinderi, precum și formulare de unică folosință, cum ar fi cele folosite în magazinele cu amănuntul. Unele companii folosesc o comandă generală de achiziție pentru a urmări achizițiile efectuate pentru anumite categorii de produse. Un sistem de urmărire a comenzilor de cumpărare, indiferent de formatul său, ar trebui conceput pentru a oferi unei companii cele mai multe informații pentru a lua decizii bune de cumpărare.
O comandă de achiziție este un document comercial pe care o companie cumpărătoare îl trimite unei companii de vânzare, care indică produsele, cantitățile și prețul. Este un acord si o oferta legala de a cumpara produse si/sau servicii. Urmărirea comenzilor de cumpărare este importantă pentru controlul intern al unei companii.
Formularul de comandă trebuie să arate data și data comenzii necesare, metoda de expediere, precum și numele și adresa vânzătorului. De asemenea, trebuie să conțină produsul comandat, costul fiecărui articol și prețul total. Taxa pe vânzări ar trebui inclusă, dacă este cazul. Generarea electronică a formularelor de comandă în unele companii poate fi, de asemenea, legată de inventar pentru a menține un echilibru al produsului la îndemână.
În primul rând, compania trebuie să știe ce a fost comandat. Lipsa acestor informații poate face ca compania să ajungă cu un stoc prea mic și să nu poată satisface cererea clienților săi sau prea mult stoc, ceea ce irosește spațiu și scade fluxul de numerar. Un sistem bun de urmărire a comenzilor de cumpărare va permite unei companii să vadă instantaneu ceea ce a fost comandat și să urmărească starea comenzilor.
O companie care utilizează un sistem de urmărire a comenzilor de cumpărare reduce, de asemenea, posibilitatea de fraudă a angajaților. De exemplu, este important să aveți un număr prealocat fiecărei comenzi de cumpărare. Acest lucru previne posibilitatea ca un angajat să comande bunuri de la un vânzător și să le folosească în beneficiul personal.
Adesea, o companie va folosi un sistem automat pentru crearea și urmărirea comenzilor de cumpărare. În acest fel, compania poate menține un catalog de produse care poate fi sortat după furnizor, produs și preț. În plus, sistemul va produce o bază de date pentru a stoca o listă de inventar și pentru a actualiza constant acea listă. Este disponibil un software care va crea formularul de comandă de achiziție, va ține evidența comenzilor de achiziție restante și finalizate și chiar va analiza tendințele de achiziție pentru a ajuta la negocierea prețurilor cu furnizorii.
Un sistem de urmărire a comenzilor de achiziție centralizează achizițiile, ceea ce evită dublarea. Un sistem electronic va oferi, de asemenea, o bază de date a furnizorilor și va permite trimiterea prin e-mail a comenzilor de cumpărare pentru a elimina excesul de documente. Gestionarea comenzilor de achiziție permite companiei să-și controleze achizițiile și să limiteze posibilitatea furtului.