Termenul „statul de plată” cuprinde fiecare angajat al unei companii care primește un salariu regulat sau o altă compensație. Unii angajați pot fi plătiți cu un salariu constant, în timp ce alții sunt plătiți pentru orele lucrate sau pentru numărul de articole produse. Toate aceste metode de plată diferite sunt calculate de un specialist în salarizare și sunt emise checurile de plată corespunzătoare. Companiile folosesc adesea instrumente obiective de măsurare, cum ar fi fișele de pontaj sau foile de pontaj completate de supraveghetori pentru a determina valoarea totală a compensației datorate în fiecare perioadă de plată.
După ce un contabil de salarizare înmulțește orele unui angajat cu rata de plată a acestuia, suma venitului brut este introdusă într-un calculator sau într-un program de calculator. Deducerile regulate, cum ar fi reținerile fiscale, asigurările medicale, cotizațiile sindicale, contribuțiile caritabile și așa mai departe sunt apoi clasificate și scăzute. Soldul rămas este apoi convertit într-un cec sau depozit electronic și devine salariul net al angajatului pentru acea perioadă de timp. În SUA, departamentele de salarizare identifică, de asemenea, angajatorul și angajații printr-un cod federal și țin un număr curent al veniturilor totale și a deducerilor pentru anul fiscal.
Pentru proprietarii de afaceri mici, păstrarea suficienților numerar pentru a plăti toți angajații este adesea una dintre cele mai mari priorități. Chiar dacă afacerea în sine nu a devenit profitabilă, angajații trebuie totuși să fie compensați pentru serviciile lor. Acesta este motivul pentru care multe companii mai mici preferă să-și mențină obligațiile de salarizare cât mai scăzute până când ajung la un anumit nivel de profitabilitate. Nu este neobișnuit ca proprietarii de afaceri mici să renunțe la propriile salarii pentru a-și plăti angajații.
Configurarea unui sistem eficient de salarizare nu este deosebit de dificilă pentru contabilii instruiți, dar poate consuma foarte mult timp. Unele întreprinderi mai mici se bazează pe un software ușor de utilizat pentru a configura un sistem simplu, cu imprimante de cecuri și stocare de fișiere. Companiile mai mari pot desemna contabili instruiți să se ocupe de problemele salariale ca parte a sarcinilor lor generale. Afacerile care nu au mijloace pentru a-și menține propriile sisteme aleg adesea să atribuie această sarcină specialiștilor din afară.
Deoarece înregistrările de salarizare se bazează pe criterii obiective, cum ar fi fișele de pontaj și formularele fiscale federale, contabilii externi pot efectua toate calculele, pot stoca toate datele anuale și pot emite plata în timp util. Angajatorii trebuie pur și simplu să actualizeze aceste companii cu orice modificări ale ratelor salariale sau deducerilor angajaților.