Software-ul de proiectare a bazelor de date este un program de aplicație care permite utilizatorului final să creeze o bază de date personalizată în funcție de nevoile sale specifice. O bază de date este o colecție de informații, sau înregistrări, clasificate într-o manieră care permite o regăsire ușoară. O agendă telefonică este o bază de date simplă în care datele principale – constând din nume, adresă și număr de telefon – sunt de obicei organizate sau sortate după nume de familie.
O bază de date computerizată stochează informații într-un format tabelar, în care fiecare tabel se referă la un articol specific care trebuie stocat și preluat, cum ar fi clienți, facturi sau plăți. Câmpurile, care sunt substituenți temporari pentru informații, sunt de obicei aranjate separat în coloanele tabelului. Fiecare rând individual dintr-un astfel de tabel reprezintă o înregistrare unică și individuală, care conține toate informațiile de identificare esențiale, așa cum sunt stocate în fiecare dintre diferitele câmpuri. De exemplu, într-o bază de date de contacte care stochează informații despre persoane, câmpurile pot conține informații esențiale despre fiecare contact individual, cum ar fi numele, numărul de telefon și adresele de la serviciu și de acasă.
Multe programe de baze de date populare, cum ar fi aplicațiile de e-mail și de contact, sunt echipate cu câmpuri predeterminate în care utilizatorul poate introduce informații relevante. În general, câmpurile desemnate care vin cu aceste programe de consum preambalate nu pot fi modificate sau alterate. Software-ul de proiectare a bazelor de date diferă de aceste programe comune prin faptul că utilizatorul poate crea câmpuri specifice care sunt adecvate nevoilor sale și le poate aranja sau încorpora într-o bază de date generală.
Software-ul de proiectare a bazelor de date permite persoanelor să definească entitățile sau categoriile care trebuie urmărite prin crearea unui număr adecvat de tabele. Majoritatea acestui software permite utilizatorilor să stabilească relații între diferitele tabele sau categorii de informații. Odată realizată o conexiune sau o legătură comună între tabele, informațiile dintr-un tabel pot fi afișate într-un alt tabel înrudit. Această caracteristică ajută adesea la reducerea introducerii redundante de date.
Multe programe software de proiectare a bazelor de date oferă utilizatorului flexibilitate în crearea unei interfețe grafice personalizate. Câmpurile specifice desemnate de utilizator pot fi plasate pe diferite ecrane, sau machete, în orice mod pe care îl alege utilizatorul, pentru a răspunde nevoilor sale particulare. Acest lucru îi permite să vizualizeze datele stocate într-o varietate de moduri utile și semnificative.
Flexibilitatea inerentă oferită de software-ul de proiectare a bazelor de date permite utilizatorilor să proiecteze și să genereze rapoarte personalizate pentru analiza informațiilor. De asemenea, software-ul permite unui utilizator să clasifice și să grupeze cu ușurință datele stocate în funcție de orice câmp, astfel încât informațiile să poată fi rezumate și orice tendințe să poată fi discerne cu ușurință. De exemplu, scorurile la testele din școala secundară ar putea fi urmărite în funcție de notele elevilor, de profesorul de la clasă și de sexul elevilor.