Software-ul pentru fluxul de lucru oferă o modalitate prin care computerul își ating cel mai mare potențial – să lucreze pentru utilizator, astfel încât acesta să poată continua cu alte sarcini importante. Acest software are multe funcționalități, iar unele dintre cele mai familiare realizează unele dintre cele mai comune sarcini ale computerului.
Unul dintre avantajele software-ului pentru fluxul de lucru este că poate ajuta utilizatorul să economisească timp prin automatizarea rutinelor și subrutinelor pe care altfel le-ar petrece timpul, cum ar fi introducerea datelor și filtrarea e-mailurilor. Software-ul poate fi configurat să proceseze introducerea datelor în așa fel încât să ruleze în fundal, permițând utilizatorului să se concentreze asupra altor sarcini mai importante. Același lucru este valabil și pentru filtrarea e-mail-urilor, procesul de plasare a mesajelor de e-mail în foldere diferite conform instrucțiunilor care sunt fie preinstalate, fie instalate de utilizator.
Comercianții cu amănuntul specializați în comenzile online și/sau telefonice de la clienți găsesc adesea multe lucruri care să le placă în software-ul pentru fluxul de lucru. Acest tip de aplicație poate automatiza astfel de sarcini în mod normal consumatoare de timp, cum ar fi procesarea comenzilor, rambursările și urmărirea mărfurilor. Poate fi configurat să se ocupe de astfel de sarcini și să garanteze că toate datele vor ajunge în locurile potrivite. Acesta este un beneficiu secundar al utilizării software-ului: capacitatea de a evita erorile umane care apar inevitabil în sarcinile legate de afaceri.
Odată cu popularitatea tot mai mare a comunicațiilor electronice, tot mai mulți angajați trimit și primesc e-mailuri, faxuri și imagini digitale. Scanerele sunt adesea folosite pentru a crea astfel de fișiere digitale. Software-ul pentru fluxul de lucru poate ajuta și aici, prin automatizarea procesului de scanare și trimitere. Un utilizator își poate configura software-ul pentru a face acest lucru desemnând un folder de scanare, să zicem, și indicând programului să scaneze orice lucru plasat în folder și să atașeze rezultatul la un e-mail. În unele cazuri, un utilizator poate chiar numerota fișierele și desemna adresele de e-mail corespunzătoare, astfel încât el sau ea nu trebuie să petreacă timp abordând fiecare e-mail individual.
O altă sarcină utilă efectuată de acest tip de software este conversia fișierelor. Unul dintre cele mai populare tipuri de conversie de fișiere în zilele noastre este realizarea de fișiere PDF din aproape orice alt tip de fișier. Adobe®, creatorul de pdf, face software care permite tocmai acest tip de automatizare; alte aplicații realizate de alți dezvoltatori oferă același tip de funcționalitate.