Gestionarea totală a imprimării diferă de activitățile medii de gestionare a imprimării prin faptul că este o evaluare aprofundată a productivității infrastructurii imprimantei. Acesta ia în considerare hardware-ul, software-ul și serviciile practice de imprimare atunci când determină cât de bine funcționează aceste servicii. Gestionarea totală a imprimării poate crește calitatea și profitabilitatea unei operațiuni de imprimare. Dacă un proprietar de afaceri externalizează gestionarea totală a tipăririi unei alte companii, el poate primi sugestii despre cum să-și facă mediul de imprimare mai viabil după ce a revizuit evaluările de productivitate și a făcut modificări operaționale ulterioare.
Investind în managementul total al tipăririi, administratorii pot fi capabili să-și facă rețeaua de imprimare mai eficientă și mai gestionabilă. Unele rapoarte indică faptul că companiile își pot reduce costurile operaționale de imprimare cu până la 30%. Sugestiile de gestionare a productivității pot include achiziționarea de echipamente noi, multifuncționale sau pur și simplu reconfigurarea echipamentelor vechi și relocarea acestuia. În cazul în care un administrator de tipărire face astfel de modificări, procentul de economii și profitabilitate ar putea crește și mai mult.
Gestionarea totală a tipăririi poate oferi o vedere practică a operațiunii de imprimare. De exemplu, rapoartele care detaliază utilizarea imprimantei pot oferi unui administrator o perspectivă asupra cât de bine și cât de des sunt utilizate imprimantele sale. Folosind aceste rapoarte, el poate fi capabil să eficientizeze operațiunile, astfel încât utilizarea eficientă a imprimantei să fie maximizată. Aproape fiecare aspect al unei operațiuni de tipărire poate fi controlat și gestionat printr-un program de management total al tipăririi, de la introducerea comenzilor și expedierea până la gestionarea stocurilor și reducerea costurilor interne.
Un program de management total al tipăririi poate afecta în mod direct persoanele implicate în serviciile de tipărire, de la clienți până la specialiști în tehnologia informației. Deoarece managementul total de imprimare poate oferi administratorilor posibilitatea de a-și îmbunătăți serviciile de asistență, specialiștii în tehnologia informației își pot găsi munca mai ușoară și pot dedica mai puțin timp depanării problemelor de imprimare. Acest lucru eliberează timp specialiștilor pentru a optimiza serviciile de imprimare. Ulterior, clienții se pot bucura de o producție sporită și mai rapidă de documente, în cazul în care folosesc serviciile pe care tehnologii informației le mențin în cadrul programului de management total al tipăririi.
În plus, un program poate oferi administratorilor portofolii și profiluri. În acestea, noi strategii de management al tipăririi pot fi recomandate administratorilor care doresc să sporească productivitatea și să economisească bani, precum și să ofere clienților cele mai bune servicii de imprimare posibile. Cu aceste informații, costurile neașteptate ale reparațiilor pot fi gestionate și evitate. Riscurile pot fi minimizate prin urmărirea activelor și contabilizarea fiecărui cost operațional. Operațiunile viitoare pot fi, de asemenea, planificate cu proiecții atât în expansiune, cât și în tehnologie.