Un birou sau un departament de achiziții este de obicei organizat în portofoliul financiar al unei companii sau organizații mari. Există două structuri organizatorice utilizate pentru achiziții: centralizate și specifice fabricii. Într-un birou centralizat de achiziții, toate cererile și activitățile de achiziție sunt gestionate de un grup administrativ central. Într-o structură specifică fabricii, fiecare unitate fizică are propriul birou de achiziții.
În cadrul achizițiilor centralizate, există de obicei cinci roluri: cumpărător, ofițer de achiziții, manager de achiziții, director și analist de achiziții. Toți cei cinci membri ai unei echipe de achiziții oferă servicii fiecărui departament din structura organizațională. Utilizatorii departamentului își pot trimite cererile de achiziție electronic sau prin telefon, fax sau e-mail. Biroul central de achiziții este conceput pentru a gestiona cerințele clientului, asigurând în același timp respectarea politicii de achiziții.
Pentru a se califica pentru un post în achiziții, toți candidații trebuie să finalizeze o diplomă minimă de facultate în afaceri sau achiziții. Personalul profesionist în achiziții are de obicei o desemnare profesională, cum ar fi Certified Procurement Professional (CPP). În modelul centralizat, cumpărătorul este o poziție entry-level. Ofițerul de achiziții și analistul sunt ambele poziții profesionale, managerul de achiziții având responsabilități de supraveghere. Directorul de achiziții stabilește direcția strategică și este implicat în negocieri de mare valoare.
Într-o structură specifică unei fabrici, persoana cu cel mai înalt rang din birou este de obicei un manager de achiziții. Fiecare manager de achiziții poate avea unul sau doi ofițeri de achiziții și mai mulți cumpărători în personal. Numărul total de personal depinde de mărimea unității și de volumul achizițiilor. Managerii de achiziții raportează de obicei directorului financiar sau controlorului din cadrul fabricii sau unității.
Indiferent de structura organizatorică, sarcina principală a personalului de achiziții este de a găsi cea mai bună combinație posibilă de preț, calitate și serviciu. Se așteaptă ca fiecare membru al biroului să ofere servicii grupului său de clienți, să înțeleagă cerințele și să comunice cu comunitatea furnizorilor. Găsirea celor mai buni furnizori și finalizarea unei comenzi de achiziție implică o serie de pași menționați pentru a asigura un proces deschis, echitabil.
Analiza achizițiilor este în primul rând o funcție centrală și poate fi organizată ca responsabilitate a serviciilor financiare. Această persoană creează rapoarte pentru a urmări activitatea de cheltuieli în raport cu contractele, cheltuielile generale și pentru a asigura conformitatea cu politicile. Pregătirea suplimentară în statistică și managementul datelor este adesea necesară în acest rol. Aceste rapoarte sunt furnizate în mod normal conducerii superioare, atât pentru a urmări cheltuielile reale, cât și pentru a monitoriza performanța biroului de achiziții.