Termenul de spațiu flexibil este o descriere atât a amenajării unei clădiri de afaceri, cât și a aranjamentelor de locuri din cadrul unui birou. Atunci când este folosit din punct de vedere arhitectural, termenul se referă în general la o clădire comercială mare, cu un plan deschis, care poate fi ușor ajustat pentru a se potrivi nevoilor chiriașilor. Pentru lucrători, înseamnă în general că un birou nu are spații de lucru alocate.
Spațiul flexibil a început ca răspuns la nevoile în schimbare ale economiei. Pe măsură ce producția pe scară largă a început să scadă în popularitate, fabricile și clădirile depozitelor au rămas goale. Aceste clădiri erau adesea mari, cu planuri foarte deschise. Aceste spații industriale erau adesea prea mari pentru nevoile majorității birourilor, dar puteau fi modificate cu ușurință pentru a ține mai multe spații de birouri.
Arhitectura unei clădiri cu spații flexibile este de obicei modificată doar minim pentru a permite utilizarea comercială. Ocazional, noile birouri ar putea avea perimetre tradiționale de gips-carton; cu toate acestea, împărțirea interioară a spațiului de lucru în sine este aproape întotdeauna realizată folosind pereți și pereți despărțitori mobili. Plasarea cea mai practică a acestor pereți despărțitori are ca rezultat în mod regulat șiruri de birouri cu trei laturi numite cabine.
Nevoia crescută de angajați comerciali a impus managerilor să exploateze grupuri de lucrători netradiționali. Acești indivizi au nevoi care adesea nu pot fi satisfăcute cu un program de la nouă la cinci. Birourile au început să angajeze mai mulți lucrători cu fracțiune de normă. Unii au început chiar să ofere ore de seară și de weekend. Pe lângă spațiile flexibile de birouri, lumea corporativă a adoptat zilele de lucru flexibile.
Pe măsură ce programul de lucru a devenit mai variat, firmele au început să observe că birourile lor sunt mai goale. În majoritatea aranjamentelor tradiționale de birou, fiecărui lucrător i se oferă propriul spațiu de lucru alocat. În zilele în care acel angajat nu este programat, acel spațiu este nefolosit. Deoarece proprietățile comerciale sunt aproape întotdeauna achiziționate sau închiriate la metru pătrat, birourile goale pot irosi o sumă semnificativă de bani.
Ca răspuns, multe companii au implementat politici de spațiu flexibil pentru personalul lor. În acest aranjament, cabinele sunt de obicei echipate cu echipamente, cum ar fi telefoane și computere, pe care fiecare lucrător le folosește în mod regulat în timpul schimbului său. Când fiecare persoană sosește, el sau ea alege un spațiu de lucru numai pentru acel schimb. Ulterior, acea cabină devine disponibilă membrilor următorului schimb.
În general, companiile care își desfășoară activitatea în timpul orelor de lucru tradiționale nu vor considera că locurile deschise sunt practice. Cei care au mai multe ture programate pe parcursul zilei pot beneficia însă de spațiu flexibil. În plus, acele organizații care angajează un număr mare de persoane cu normă parțială sau telecommuting ar putea, de asemenea, profita de pe urma acordului.