Un contabil virtual este un profesionist în domeniul său care lucrează dintr-o locație îndepărtată, mai degrabă decât într-un mediu tradițional de birou. În general, este un antreprenor independent care oferă clienților săi o linie completă de servicii generale de contabilitate și evidență prin programe software, partajare de baze de date, e-mail și faxuri. Birourile de acasă sunt de obicei singura locație fizică a operațiunii de afaceri.
La fel ca un contabil tradițional, un contabil virtual are de obicei experiență într-o mare varietate de aplicații de contabilitate. În mod normal, este competent în procesarea conturilor de plătit, a conturilor de încasat, a reconcilierii conturilor și a salariilor. Menținerea registrelor generale și a altor înregistrări ale tranzacțiilor este, de obicei, o parte obișnuită a muncii sale.
Pe lângă faptul că are o înțelegere cuprinzătoare a contabilității și principiilor contabile, un contabil virtual are adesea acces și cunoștințe despre o gamă largă de software de contabilitate. Unele programe software sunt sisteme de contabilitate care pur și simplu urmăresc veniturile și cheltuielile și generează cecuri. Programele mai avansate pot estima taxe, pot calcula costurile locurilor de muncă, pot gestiona proiecte și pot lucra împreună cu foile de calcul sau software-ul de procesare a textului.
Un instrument din ce în ce mai popular utilizat de contabilii virtuali este un dispozitiv electronic de scanare care scanează, clasifică și salvează chitanțele de afaceri, cărțile de vizită și scrisorile și documentele importante. Cele mai multe dintre aceste dispozitive sunt aprobate de agențiile de reglementare locale și regionale pentru a fi atât de precise încât chitanțele și documentele originale pot fi aruncate după ce sunt scanate și salvate. Acest lucru reduce spațiul de care un contabil virtual are nevoie pentru a-și conduce afacerea și pentru a servi simultan mai mulți clienți.
O persoană din acest domeniu este adesea obligată să ofere servicii auxiliare unice pentru industriile în care clienții săi își desfășoară activitatea. De exemplu, micile operațiuni independente de vânzare cu amănuntul și cu ridicata îi impun adesea să urmărească comenzile de achiziție sau să păstreze copii ale facturilor clienților. Vânzătorii și reprezentanții producătorilor pot cere contabilului să proceseze cererile de credit și să verifice, de asemenea, referințele. Clienții îi pot cere, de asemenea, să pregătească rapoarte de sfârșit de an sau să emită angajaților documente fiscale W-9 sau 1099.
O diplomă de liceu este, în general, educația minimă necesară pentru a deveni contabil virtual, dar o diplomă de asociat sau de licență în afaceri, contabilitate sau un domeniu conex poate îmbunătăți perspectivele de angajare ale candidaților aspiranți. Pentru a avea succes ca contabil virtual, sunt de obicei necesare abilități exemplare de matematică. Un nivel ridicat de organizare și o atenție excelentă la detalii sunt calități utile în această poziție. Deoarece un contabil virtual lucrează în mod obișnuit singur, a fi auto-motivat și concentrat este de obicei imperativ pentru succes. Fiabilitatea, integritatea și discreția sunt în mod normal trăsături foarte apreciate, datorită naturii informațiilor pe care clienții contabilului virtual sunt obligați în mod regulat să le împărtășească cu el.