În general, pregătirea minimă necesară pentru a deveni asistent de birou virtual este o diplomă de liceu urmată de o pregătire de birou. Există programe de colegiu comunitar și școli profesionale, precum și opțiuni educaționale online pentru cineva care dorește să devină asistent virtual de birou, iar mulți oameni cu diplome tradiționale de afaceri sau management pot deveni asistenți virtuali de birou. Pentru a se specializa sau a avansa într-o poziție juridică sau medicală, se poate urma pregătire suplimentară și, în multe cazuri, certificare. Dacă cineva lucrează pe cont propriu, unele cerințe suplimentare ar putea include investiția în echipamente de birou.
Un asistent de birou virtual are în esență aceeași descriere a postului ca un asistent de birou tradițional, cu excepția faptului că el sau ea lucrează de obicei din biroul său de acasă ca independent. În multe cazuri, un birou virtual are mai multe avantaje față de un birou tradițional. De exemplu, telecommuting-ul este adesea mai convenabil pentru angajați și poate fi mai rentabil pentru ambele părți.
Sarcinile tipice ale asistentului de birou includ sarcini administrative, cum ar fi efectuarea introducerii de date de bază și menținerea fișierelor și înregistrărilor. Alte activități obișnuite includ trimiterea prin poștă, e-mail și trimitere prin fax a documentelor, împreună cu scrierea scrisorilor și rapoartelor de afaceri. Asistenții de birou sunt adesea responsabili pentru urmărirea informațiilor bugetare și pentru efectuarea de programări și aranjamente de călătorie și pentru supraveghetorii lor. Un asistent virtual se poate concentra, de asemenea, pe o anumită nișă – el sau ea ar putea lucra în publicație ca asistent virtual al autorului, de exemplu; altele sunt angajate special pentru transcriere legală sau medicală.
Pentru a deveni asistent virtual de birou, cineva se poate antrena urmând traseul convențional de învățare a abilităților de secretariat în liceu și apoi parcurgând un program de administrare de birou de unul până la doi ani într-o școală tehnică profesională sau un colegiu comunitar. Din ce în ce mai mult, colegiile comunitare oferă și programe special pentru asistenți virtuali de birou. Câteva exemple de cursuri includ tehnologia computerelor și designul site-urilor web, împreună cu abilități tradiționale, cum ar fi transcrierea și contabilitatea.
În loc să frecventeze o școală locală, cineva care dorește să devină asistent de birou virtual își poate finaliza întregul curs de studiu online. Mai multe organizații oferă programe de coaching și formare la costuri diferite. Deși nu este necesară certificarea pentru a deveni asistent de birou virtual, cineva poate deveni certificat prin Asociația Internațională a Asistenților Virtuali (IVAA). Oferă denumirile de Asistent virtual certificat, Asistent virtual verificat de etică și Asistent virtual imobiliar. Există, de asemenea, mai multe programe de certificare a secretarilor juridici disponibile.
Unele abilități de bază care sunt în general necesare pentru a deveni asistent de birou virtual includ o bună comunicare verbală și scrisă, împreună cu cunoașterea etichetei în afaceri. Pentru multe locuri de muncă de birou, abilitățile eficiente de tastare sunt adesea necesare, iar atenția la detalii și abilitatea de a face mai multe sarcini sunt, de asemenea, considerate importante. În plus, un freelancer are de obicei nevoie de anumite echipamente pentru a-și înființa un birou de acasă. Cel puțin, el sau ea utilizează de obicei un computer, o imprimantă, un telefon și un fax.