Un manager de contacte este un software care permite unui utilizator să stocheze, să organizeze și să caute numere de telefon, adrese, date, note, liste și multe altele. Similar cu un manager de informații personale, un manager de contact este conceput pentru reprezentanții de vânzări și pentru alții care trebuie să stocheze informații despre clienți și potențiali de vânzări, să programeze întâlniri și apeluri telefonice și să organizeze documente de e-mail și text. Cu cantitățile masive de date pe care o persoană le întâlnește în fiecare zi, o singură locație pentru stocarea acestor date este atractivă. Caracteristicile unui manager de contacte pot include, de asemenea, capacitatea de a stoca parole, date și întâlniri importante și capacitatea de a partaja date cu un alt computer sau asistent digital personal. Unii manageri de contacte pot permite mai multor utilizatori să acceseze o bază de date partajată de contacte.
De asemenea, un manager de contact poate genera rapoarte și poate organiza, prognoza și urmări activitățile de vânzări. Unele oferă posibilitatea de a atașa o fotografie, ceea ce este grozav pentru cei care nu își amintesc întotdeauna numele sau documentele în înregistrarea persoanei de contact. Backup-ul automat este o caracteristică importantă de siguranță a unui manager de contacte. O altă caracteristică disponibilă este capacitatea de a grupa și clasifica contactele.
În loc să facă note pe bucăți de hârtie sau să păstreze un caiet, mulți utilizatori optează pentru un manager de contacte cu o funcție de „note”. Folosind această funcție, puteți să tastați, să taiați și să lipiți sau să decupați secțiuni ale paginilor Web în managerul dvs. de contacte. Software-ul va marca automat data și ora intrarea dvs. pentru a vă ajuta să vă sortați notițele. Unele dispozitive vă permit, de asemenea, să scrieți note cu un stylus specializat.
La fel ca managerii de informații personale, un manager de contact poate avea și o funcție de calendar. Folosind un program de gestionare a calendarului, puteți ține evidența întâlnirilor, sărbătorilor, zilelor de naștere și așa mai departe. Mementourile audio vă pot avertiza că o sarcină este programată sau se apropie ora întâlnirii.
Funcția de căutare a unui manager de contacte este extrem de valoroasă. Puteți căuta după dată, categorie, expresii sau alte metode pentru a găsi materialul pe care îl căutați. Un manager de contacte poate conține, de asemenea, șabloane pentru sarcini obișnuite, cum ar fi mesaje telefonice, înregistrări de cheltuieli sau liste de sarcini.
Există multe versiuni de manageri de contacte. Unele sisteme sunt bazate pe Internet, ceea ce înseamnă că nu există software de încărcat. Un alt software de gestionare a contactelor poate fi încărcat pe serverul unei companii, astfel încât bazele de date cu informații despre clienți să fie accesibile pentru mai mulți angajați. Altele fac parte dintr-o altă aplicație software, cum ar fi Microsoft Outlook, care are o funcție de manager de contacte de afaceri.