Un cost în numerar este un cost care este plătit imediat în numerar sau un echivalent, cum ar fi un cec sau un mandat de plată. Acest lucru este în contrast cu costurile plătite pe credit, fie printr-un contract de credit cu un vânzător, fie prin utilizarea unui card de credit sau a unei linii de credit pentru a acoperi cheltuielile. Afacerile care utilizează o metodă de contabilitate de numerar înregistrează costurile în numerar de îndată ce sunt suportate și înregistrează costurile de credit numai atunci când sunt plătiți numerar pentru a deconta conturile de credit. Această metodă de contabilitate poate pune unele provocări, ceea ce determină multe companii să prefere să utilizeze contabilitatea de angajamente pentru a-și monitoriza activitățile contului.
În esență, un cost în numerar este orice cost care este plătit în avans în fonduri imediat disponibile. Fondurile pentru astfel de costuri sunt preluate direct din conturile unei companii, mai degrabă decât să fie prelungite pe credit și rambursate ulterior. Există multe tipuri de tranzacții în care plățile în numerar sunt necesare pentru siguranță și securitate și toate acestea ar fi înregistrate ca costuri în numerar în scopuri contabile. Unii oameni și întreprinderi funcționează în întregime în numerar din comoditate sau din alte motive și, prin urmare, au doar costuri în numerar.
În contabilitatea de casă, ori de câte ori se face o plată în numerar pentru a deconta un cost în numerar, aceasta este înregistrată în registrul general, împreună cu informații despre tranzacție. O problemă cu această metodă este că nu există un mecanism de înregistrare a tranzacțiilor de credit și, prin urmare, registrul general nu oferă o reflectare exactă a condițiilor de afaceri. O afacere ar putea avea tranzacții de credit restante care nu sunt înregistrate, creând o descriere înșelătoare a sănătății sale financiare.
Un cost în numerar poate include conturi care sunt decontate imediat, cheltuieli curente plătite în numerar, multe utilități și așa mai departe. În metodele contabilității de angajamente, pe lângă înregistrarea costurilor în numerar pe măsură ce sunt suportate, contabilii notează și tranzacțiile de credit. Înregistrând aceste tranzacții atunci când au loc, chiar dacă banii nu s-au schimbat încă, afacerea este capabilă să țină o evidență mai bună a situației sale financiare și să genereze o imagine mai sinceră a finanțelor sale pentru părțile implicate.
Abordările privind metodele contabile variază, în funcție de afacere. Mulți au renunțat la contabilitatea costurilor de numerar la contabilitatea de angajamente, deoarece consideră că metoda de angajamente este mai precisă și mai utilă pentru nevoile lor. Contabilii pot oferi sfaturi specifice privind metodele contabile și opțiunea care ar putea fi cea mai potrivită pentru o anumită afacere. Odată selectată o metodă contabilă, aceasta trebuie aplicată și utilizată în mod consecvent pentru a reduce riscul de confuzie, situații financiare inexacte și alte probleme.