Baza de angajamente și baza de numerar sunt două tipuri diferite de metode contabile. În timp ce o afacere poate alege oricare dintre metodele de înregistrare a tranzacțiilor financiare, companiile mai mari folosesc de obicei baza de angajamente. Cea mai mare diferență între baza de angajamente și cea de numerar este înregistrarea tranzacțiilor. Baza de angajamente impune companiilor să înregistreze tranzacțiile pe măsură ce acestea au loc; baza de numerar înregistrează tranzacțiile ori de câte ori numerarul schimbă mâinile în timpul unei tranzacții. Diferențele minore apar în afara acestei cerințe semnificative.
Companiile care utilizează contabilitatea de angajamente se confruntă adesea cu o raportare istorică mai bună. Înregistrarea tranzacțiilor pe baza apariției înseamnă că fiecare perioadă contabilă reflectă cu exactitate activitatea pentru fiecare lună. Proprietarii și managerii pot revizui aceste rapoarte și pot determina la ce vânzări și fluxuri de numerar să se aștepte în viitor. Între contabilitatea bazată pe angajamente și contabilitatea pe bază de numerar, numai angajamentele rezultă în înregistrări istorice precise. Rapoartele istorice pe baza de numerar indică lunile în care compania a înregistrat încasări sau plăți în numerar mari.
O altă diferență între metodele contabile pe baza de angajamente și baza de numerar este situația fluxurilor de numerar. Baza de angajamente nu poate urmări cu acuratețe fluxurile de numerar. Pe măsură ce tranzacțiile au loc, schimbarea mâinilor de numerar nu este o cerință. Prin urmare, o companie poate experimenta vânzări mari și un flux de numerar scăzut. Situația fluxurilor de numerar identifică sursele și utilizările majore ale numerarului pentru companiile care utilizează contabilitatea de angajamente.
Contabilitatea pe bază de numerar nu necesită o situație separată a fluxurilor de numerar, deși o companie poate în continuare să întocmească una dacă dorește. O companie se confruntă cu conturi de numerar exacte în registrul general, deoarece registrul oglindește contul bancar. Această potrivire între cele două permite unei companii să se asigure că are suficienti numerar la îndemână pentru a-și desfășura operațiunile. Cu toate acestea, situația fluxurilor de numerar ajută la identificarea surselor de numerar.
Fiecare metodă contabilă este acceptabilă pentru raportarea informațiilor financiare. Pentru întreprinderile mici care decid între metodele de contabilitate pe baza de angajamente și baza de numerar, ele aleg adesea pe cea din urmă. Baza de numerar este mai ușor de utilizat și necesită mai puține intrări lunar. Proprietarii de afaceri care nu sunt familiarizați cu principiile contabile majore pot utiliza baza de numerar până când afacerile lor cresc la o anumită dimensiune. În acest moment, companiile sunt adesea mai bine să folosească contabilitatea de angajamente.
Nu există reguli specifice în standardele naționale de contabilitate pentru comutarea între contabilitatea de angajamente și contabilitatea de numerar. Cu toate acestea, contabilii folosesc reguli generale. Companiile cu vânzări anuale de 5 milioane USD ar trebui să treacă la contabilitatea de angajamente. Schimbarea metodelor contabile se aplică și companiilor cu vânzări bazate pe stocuri de 1 milion USD.