Un fișier de detaliu este un fișier de computer care înregistrează un eveniment sau o tranzacție care a avut loc. Din acest motiv, se mai numește și fișier de tranzacție. Fișierele de detalii sunt compuse dintr-o serie de câmpuri de informații care constituie o înregistrare computerizată. Câmpurile pot fi adesea folosite pentru a căuta prin întreaga colecție de fișiere de detalii care sunt create. Fișierele de detalii au de obicei un câmp cheie care poate fi folosit ca criteriu de căutare, cum ar fi un număr de angajat, un număr de cont de client, data sau alte informații importante.
O colecție de fișiere de detalii sau înregistrări ale tranzacțiilor sunt stocate și procesate de un sistem de procesare a tranzacțiilor. Fiecare fișier de detaliu este stocat pentru o anumită perioadă de timp în cadrul sistemului de procesare a tranzacțiilor dacă îndeplinește un set de criterii de păstrare. De exemplu, sistemul de procesare a tranzacțiilor ar putea fi programat să rețină doar un fișier de detalii care are o înregistrare completă în care toate câmpurile conțin date valide.
Fiecare fișier de detaliu este o informație importantă care trebuie preluată și procesată de sistemul de procesare a tranzacțiilor, ca parte a procedurilor normale de operare ale unei afaceri. De exemplu, un fișier de detaliu poate include informații despre o anumită tranzacție financiară. Pentru ca plata să fie efectuată, fișierul cu detalii trebuie să fie capturat și procesat. Fișierul ar include informații despre cine să plătească, cât să plătească și de ce se face plata, precum și orice alte câmpuri pe care sistemul informatic este programat să le captureze.
Există mai multe caracteristici ale unui fișier de detalii și ale unui sistem de procesare a tranzacțiilor care sunt importante pentru eficientizarea sistemului. Fișierele de detalii ar trebui să fie proiectate pentru procesare rapidă, astfel încât să poată fi transmise, procesate și stocate cât mai repede posibil. Sistemul care transmite fișierele cu detalii ar trebui să fie fiabil, astfel încât niciun fișier de detalii să nu fie pierdut sau direcționat greșit. Fișierele de detalii trebuie să fie standardizate pentru a fi eficiente; având același design pentru fiecare fișier de detaliu înseamnă că sistemul de procesare a tranzacțiilor poate procesa rapid fișierul. În sfârșit, fișierele de detalii trebuie să fie accesibile numai în anumite circumstanțe, astfel încât integritatea informațiilor să fie păstrată.
Fișierele de detalii pot fi procesate în diferite moduri. Ele pot fi procesate într-un lot la anumite ore predeterminate în fiecare zi, săptămână sau lună. În schimb, ele ar putea fi procesate instantaneu sau „în timp real”, cum ar fi în timpul tranzacțiilor online. Mijloacele de procesare a fișierelor depind de nevoile afacerii și de cerințele și așteptările clientului.