Un fișier de folder offline este pur și simplu un loc pentru stocarea informațiilor găsite de obicei într-o rețea atunci când computerul unui utilizator nu este conectat la rețea. Acest lucru oferă avantajele de a putea funcționa independent de rețea, dar totuși are o modalitate convenabilă de a schimba fișierele din acea rețea odată ce conexiunea este restabilită.
Sistemul de fișiere de foldere offline oferit în Windows XP și Windows 2000 este unic față de servieta oferită în versiunile anterioare ale sistemelor de operare Windows, deoarece automatizează procesul de adăugare, modificare și ștergere a fișierelor odată ce conexiunea la rețea este restabilită. În trecut, descărcarea și încărcarea fișierelor înainte și după a fi offline era un proces manual. Dacă utilizatorul a uitat să facă sarcina, pur și simplu nu ar fi îndeplinit.
Pentru a configura sistemul de fișiere de foldere offline în Windows XP, accesați Computerul meu și apoi faceți clic pe „Opțiuni folder” din meniul „Instrumente”. Găsiți fila „Fișiere offline” și faceți clic pe „Activați fișierele offline”. O serie de alte opțiuni sunt, de asemenea, disponibile pentru utilizator, în funcție de preferințele personale, inclusiv opțiunea de sincronizare la conectarea sau deconectarea rețelei sau în timpul ambelor evenimente.
Rețineți că Windows nu va permite crearea unui fișier de folder offline decât dacă comutarea rapidă între utilizatori este dezactivată. Pentru a dezactiva această funcție, accesați panoul de control și găsiți „Conturi de utilizator”. Apoi selectați „Schimbați modul în care utilizatorii se conectează sau se dezactivează”.
Pentru a face un folder de fișiere disponibil offline, găsiți folderul dorit pe unitatea de rețea și asigurați-vă că este un folder partajat. Deschideți-l și apoi, în meniul „Fișier”, selectați opțiunea „Faceți disponibil offline”. Aceasta va finaliza crearea folderului de fișiere offline și va permite accesul odată ce vă deconectați de la rețea, atâta timp cât opțiunea a fost selectată pentru sincronizare la deconectare.
Microsoft Outlook oferă, de asemenea, o funcție de fișiere de foldere offline pentru utilizatorii săi care folosesc un cont de e-mail de server Microsoft Exchange. Majoritatea utilizatorilor casnici au un cont POP3 configurat prin furnizorul lor de servicii de internet și, prin urmare, nu vor putea accesa această funcție. Cu toate acestea, pentru cei cu un cont de e-mail de server Exchange, aceasta oferă o modalitate convenabilă de a gestiona e-mailul offline.
Pe scurt, un fișier folder offline face lucrul cu o rețea mai convenabil, permițând utilizatorului accesul la fișierele din rețea, indiferent de situație. Deși conexiunile la rețea la distanță devin din ce în ce mai frecvente, pot exista totuși momente în care acestea nu sunt disponibile din mai multe motive. Un fișier de folder offline asigură că munca nu se va opri, chiar și atunci când rețeaua o face.