Un flux de lucru de aprobare este un proces de afaceri care necesită aprobarea unui alt angajat, cum ar fi un manager, înainte de a continua sau de a finaliza. Exemple de fluxuri de lucru de aprobare includ ca un membru al departamentului juridic să semneze o nouă reclamă înainte de a fi tipărită sau să solicite aprobarea managerului pentru cheltuielile angajaților care depășesc o anumită sumă. Multe companii folosesc software de flux de lucru pentru a automatiza fluxurile de lucru de aprobare.
Fluxurile de lucru de aprobare pot fi atât de specifice cât este necesar. Criteriile pentru un proces de flux de lucru de aprobare pot include sumele tranzacțiilor, valoarea potențială a unei vânzări și tipul de angajat care se ocupă de sarcina. Alte probleme care pot declanșa o aprobare includ perioada de timp pe care un angajat a lucrat pentru companie sau natura sarcinii pe care o îndeplinește un angajat. Mai multe criterii pot fi combinate pentru a declanșa și o aprobare.
În cadrul software-ului de flux de lucru, un flux de lucru de aprobare poate declanșa o serie de alerte. Persoana care trebuie să acorde aprobarea poate primi un e-mail, un mesaj text, o alertă pop-up sau un mesaj în cadrul software-ului însuși. Sarcina sau documentul care necesită aprobare poate fi înghețat până la aprobare sau poate rămâne disponibil pentru editare de către alții. Aprobatorul poate aproba cererea, o poate refuza sau o poate transmite altui angajat. În unele sisteme, un flux de lucru de aprobare poate necesita mai multe aprobări. De exemplu, odată ce un manager aprobă un contract, acesta poate necesita aprobarea unui avocat al companiei.
Mai multe eventualități ar trebui luate în considerare la construirea unui flux de lucru de aprobare. De exemplu, aprobările ar trebui să aibă termene limită, după care cererea de aprobare este transmisă unui alt potențial autorizator. Termenele ar trebui să țină cont de prioritatea sarcinii și de alte termene conexe. De exemplu, dacă o imagine trebuie să fie la imprimantă până vineri pentru a fi pregătită pentru o expoziție comercială viitoare, fluxul de lucru de aprobare complet legat de acel grafic trebuie să se finalizeze până vineri. Software-ul pentru fluxul de lucru ar trebui, de asemenea, să fie conștient de vacanțele și zilele de boală ale aprobatorilor, astfel încât cererile de aprobare să nu încetinească.
Un flux de lucru de aprobare poate adăuga valoare unui flux de lucru creativ sau de afaceri existent. Poate crea consecvență solicitând întotdeauna aprobare atunci când sunt îndeplinite anumite condiții, în loc să se bazeze pe memoria umană pentru a-și aminti când și de la cine să caute aprobarea. Un flux de lucru de aprobare poate garanta, de asemenea, că noii angajați, fără experiență, nu fac anumite greșeli costisitoare. Poate ajuta la asigurarea faptului că angajații fără scrupule nu pot procesa vânzări false sau ocoli procedurile stabilite.