Un furnizor preferat este un furnizor care a fost investigat de o companie și aprobat. Atunci când o companie are nevoie de servicii, apelează mai întâi la acești furnizori, ceea ce înseamnă că a fi pe lista preferată poate pune o afacere într-o poziție puternică. Ca regulă generală, doar companiile și instituțiile cu adevărat mari folosesc furnizori preferați, iar oamenii trebuie să aplice pentru a intra în programul preferat.
Există mai multe calități pe care o companie le caută la un furnizor preferat. Reputația în industrie este cu siguranță importantă, la fel ca aspecte precum performanța la timp, costurile rezonabile și calitatea înaltă a produselor și serviciilor. Furnizorii trebuie, de asemenea, să fie pe deplin licențiați, legați și asigurați, după caz, cu dovezi ample de certificare și experiență în domeniul în care sunt specializați.
Practicile de afaceri la un furnizor pot fi, de asemenea, importante. O companie care dorește să promoveze sustenabilitatea, de exemplu, va folosi doar furnizori cu practici de mediu verificate și un angajament demonstrat față de gestionarea mediului. De asemenea, o companie religioasă ar putea prefera să folosească furnizori care împărtășesc credințele sale religioase.
Multe companii se așteaptă și la unele concesii de la furnizorii preferați. Prin adăugarea unei companii la o listă preferată, o companie spune că această companie va fi prima sa resursă pentru bunuri și servicii și că nu va căuta în altă parte decât dacă un furnizor nu poate oferi serviciile necesare. În schimb, o companie poate cere reduceri de la vânzător și alte tratamente speciale, deoarece compania se consideră a fi un client foarte important.
Unele companii încheie ceea ce este cunoscut ca un acord de furnizor preferat, un contract între un furnizor preferat și companie, care are scopul de a preciza termenii relației. A avea un astfel de contract poate fi o idee foarte bună, deoarece asigură că toată lumea înțelege care sunt așteptările și poate pune bazele recursului legal dacă apare o problemă. Acest tip de contract trebuie citit cu atentie de ambele parti pentru a confirma ca nu exista surprize in termenii contractului.
Departamentul de achiziții gestionează adesea relațiile cu furnizorii preferați și are o listă de furnizori pe care o distribuie altor departamente. Atunci când oamenii au nevoie de ceva, se așteaptă să vadă dacă un furnizor de pe această listă îl oferă înainte de a se uita la furnizorii externi.