Un funcționar de registru este responsabil pentru introducerea informațiilor în registrele contabile în numele unei companii sau organizații. Legile din multe țări impun proprietarilor de afaceri să țină înregistrări financiare detaliate ale veniturilor și cheltuielilor, iar aceste înregistrări sunt revizuite, utilizate în timpul pregătirii impozitelor și auditurilor companiei. Funcționarul registrului trebuie să se asigure că informațiile financiare sunt înregistrate cu acuratețe și că evidențele companiei sunt echilibrate zilnic, săptămânal sau lunar.
Multe companii mențin registre separate pentru diferite tipuri de cheltuieli, cum ar fi salariile sau inventarul. Înainte ca fondurile să fie depuse sau retrase din aceste conturi, funcționarul registrului poate trece mai întâi toate tranzacțiile printr-un registru general. Depozitele sunt înregistrate în registrul general și apoi debitate din acel cont și redepuse în registrul secundar corespunzător. Funcționarul folosește numerele de cont în registrul secundar pentru a urmări aceste depuneri și retrageri, dar registrul contului registrului general conține detalii despre toate debitele și creditele firmei.
La sfârșitul fiecărei zile, soldul final al registrului mare ar trebui să reflecte totalul combinat al soldului inițial al zilei plus toate creditele și minus toate debitele. De obicei, firmele solicită funcționarului să echilibreze registrul general zilnic. Dacă se găsesc discrepanțe, funcționarul registrului trebuie să examineze cu atenție toate tranzacțiile și chitanțele pentru a identifica sursa problemei. Funcționarul trebuie să corecteze greșeala și să se asigure că soldul final este exact. În unele țări, funcționarii nu au obligația de a audita registrele în fiecare zi, dar cu cât registrele sunt revizuite mai des, cu atât funcționarii pot detecta și rezolva problemele mai ușor.
Funcționarii registrului sunt uneori responsabili pentru pregătirea rapoartelor financiare și pentru a face prezentări către directorii sau proprietarii companiei. Ei pot răspunde la întrebări despre performanța financiară a firmei, referindu-se la datele conținute în registre. Atunci când autoritățile fiscale efectuează audituri, grefierul registrului este responsabil să răspundă la întrebările auditorului și să furnizeze copii ale chitanțelor și ale informațiilor financiare solicitate de auditori.
Unele companii angajează contabili publici autorizați pentru a lucra ca funcționari contabili. Aceste persoane au de obicei o diplomă universitară în contabilitate, finanțe sau un domeniu conex și sunt autorizate să lucreze ca contabili. Companiile majore pot angaja un număr mare de funcționari pentru a supraveghea finanțele diferitelor divizii ale companiei. Firmele mici angajează uneori contabili care nu au pregătire oficială în contabilitate pentru a lucra ca funcționari contabili. Aceste persoane pot avea sau nu diplome universitare, dar de obicei au o oarecare experiență ca administratori de birou, secretari sau trezorieri.