Un funcționar de comandă procesează comenzile clienților. El sau ea poate lucra într-un magazin cu amănuntul sau într-un depozit cu ridicata. O diplomă de liceu sau echivalentul acesteia, plus abilități bune de serviciu pentru clienți și abilități de matematică sunt de obicei necesare pentru a lucra ca funcționar de comandă. Funcționarii de comandă trebuie de obicei să înțeleagă programele computerizate cu foi de calcul și să lucreze cu diferite tipuri de software de procesare.
Comenzile clienților pot fi primite de către funcționar prin telefon, computer sau poștă. Alternativ, un supervizor poate distribui comenzile grefierului de comandă pentru procesare. Grefierii sau supraveghetorii de comandă verifică mai întâi contul persoanei sau companiei care comandă pentru a se asigura că nu există facturi restante și aprobarea creditului a fost autorizată.
Verificarea listelor de stocuri disponibile este efectuată în mod obișnuit de către funcționarii de comandă. Dacă funcționarul de comandă nu poate completa totul din comanda unui client din cauza epuizării unui stoc, trebuie respectată politica companiei în acea situație. În unele companii, funcționarul trebuie să notifice clientul, în timp ce în altele, funcționarii de comandă adaugă o notă politicoasă prin care se scuză pentru articolul epuizat și anunță o comandă în așteptare. O comandă în așteptare este un termen industrial pentru furnizarea unei comenzi de stoc epuizate a unui client la o dată ulterioară. Dacă prea multe comenzi de cumpărare ale clienților necesită comenzi în așteptare, gestionarea stocurilor este considerată slabă și serviciul clienți are adesea de suferit.
Verificarea prețurilor este o altă responsabilitate a majorității funcționarilor de comandă. Funcționarul trebuie să se asigure că factura fiecărui client conține prețuri exacte, deoarece unii clienți pot avea reduceri speciale pentru cumpărarea în vrac. O factură este un document al companiei care listează prețul și cantitatea produselor achiziționate. Include taxe, precum și taxe de transport sau alte taxe. Cu excepția cazului în care o companie este mică, funcționarul de comandă transmite, de obicei, facturile unui funcționar de facturare; în companiile mai mici, funcționarii de comandă pot procesa fiecare factură folosind un sistem informatic.
Gestionarea reclamațiilor clienților și urmărirea comenzilor sunt sarcini necesare pentru un funcționar de comandă. Din acest motiv, funcționarii de comandă trebuie să aibă abilități de top în serviciul clienți. Ei trebuie să rezolve cu calm și eficient probleme precum lipsa livrărilor, prețurile inexacte sau clientul care primește articolul greșit. Munca unui funcționar de comandă poate deveni agitată, deoarece el sau ea poate fi nevoit să rezolve mai multe probleme ale clienților în cursul unei zile de lucru tipice.
Funcționarii de comandă lucrează în majoritatea industriilor. Salariile lor variază foarte mult în funcție de sarcinile și anii de experiență. Unii funcționari de comandă sunt promovați la manageri de depozit sau experți tehnici din industria lor. În cea mai mare parte, un funcționar de comandă lucrează la programul obișnuit de lucru și primește beneficii, cum ar fi asigurare medicală, un plan de pensionare și plată de concediu.