Cunoscut, de obicei, pur și simplu ca notă de credit sau notă de credit, memoriul de credit este un document creat de un vânzător ca mijloc de urmărire a oricăror credite acordate unui cumpărător sau client. Nota este adesea folosită de întreprinderile comerciale ca mijloc de ajustare a soldului datorat pe o factură sau pe contul unui client în general. Un memoriu de credit este adesea folosit de bănci pentru a documenta ajustările soldului din contul unui deponent care au avut loc din cauza unui alt factor decât clientul care face o depunere.
În toate aplicațiile sale, memoriul de credit servește ca mijloc de urmărire a modificărilor unui cont de client, de obicei sub formă de ajustări ale unei facturi. Ajustările au de-a face de obicei cu modificarea sumei datorate pe o factură, deoarece cumpărătorul nu a primit ceea ce a fost comandat sau articolul a fost nesatisfăcător. În loc să elimine vechea factură din creanțe, departamentul de contabilitate folosește un memoriu de credit pentru a ajusta soldul datorat pe vechea factură, care la rândul său ajustează soldul datorat în contul clientului.
Un memoriu de credit poate fi utilizat pentru a ajusta soldurile datorate pentru orice tip de bunuri sau servicii. De exemplu, dacă clientul unui birou de teleconferință are probleme serioase cu furnizarea serviciului într-un apel de conferință, iar furnizorul de teleconferință poate determina că problema nu sa datorat unor factori la nivelul clientului, există șanse mari ca clientul să primiți o reducere procentuală la suma percepută pentru apel sau, eventual, primiți un credit complet pentru conferință. În funcție de practicile furnizorului de teleconferință, clientul poate primi o factură cu o copie atașată a memoriului de credit, sau o factură cu un articol rând care notează emiterea unei note de credit și soldul ajustat datorat. În cazul în care conferința a fost creditată în totalitate, clientul poate să nu primească nicio factură sau nota de credit, ca și cum conferința nu a avut loc niciodată.
Memorandumul de credit este un instrument contabil excelent care facilitează crearea și menținerea unui istoric al evenimentelor care au dus la emiterea creditului. Cele mai multe forme ale memorandumului vor include informații vitale, cum ar fi data, ora, numele clientului, motivul ajustării creditului și soldul contului după aplicarea ajustării. În funcție de politicile și procedurile vânzătorului, pot fi incluse și date suplimentare.