Un pachet de oferte este un termen folosit pentru a descrie toate documentele necesare pentru a răspunde și a participa la ceea ce este cunoscut sub numele de invitație de a licita. Gama de documente implicate într-un anumit pachet de oferte va varia, în funcție de cerințele stabilite de entitatea care emite oferta. Nerespectarea cerințelor entității emitente prin neincluderea tuturor documentației solicitate va avea ca rezultat, în mod normal, refuzarea privilegiului de a participa la procesul de licitație în continuare sau cel puțin nu va fi luată în considerare până când nu va fi prezentat un pachet complet și modificat.
Unul dintre cele mai comune exemple de pachete de oferte se găsește în afacerile de contractare. Pachetul de ofertă tipic al unui contractant va include mai multe documente, inclusiv un formular de ofertă completat, care este furnizat de entitatea care emite oferta. Odată cu formularul de ofertă, vor fi incluse și o serie de documente care susțin informațiile conținute în formularul principal. Acestea vor include documentație precum schițe și desene relevante pentru proiect, termene de finalizare, prețuri pentru fiecare tip de cheltuială asociată construcției și chiar informații de bază despre ofertant în ceea ce privește anii de funcționare și orice expertiză cu proiecte de construcții similare. Ca și în cazul oricărui tip de pachet de oferte, ideea este de a oferi toate informațiile necesare pentru ca potențialul client să ia o decizie în cunoștință de cauză.
Conceptul de pachet de sume licitate este, de asemenea, utilizat într-o serie de alte setări de afaceri. Companiile pot trimite o invitație de a licita pentru diverse tipuri de servicii, inclusiv sisteme informatice sau telecomunicații. Aici scopul este de a oferi potențialilor ofertanți posibilitatea de a furniza informațiile specifice solicitate, și într-un format care să facă compararea și calificarea diferitelor oferte primite oarecum mai ușor de gestionat.
Ceea ce se întâmplă cu un pachet de oferte după ce este primit va varia, de asemenea. Unele companii aleg să folosească invitațiile de a licita ca mijloc de identificare a mai multor vânzători potențiali, care, la depunerea pachetelor de oferte care sunt în conformitate cu solicitarea de informații a clientului, sunt apoi invitați să trimită propuneri oficiale spre examinare. Atunci când acesta este cazul, cel puțin trei dintre pachete sunt selectate pe baza unor factori precum prețul, calendarul proiectului și caracterul complet al răspunsului la invitația de a licita. Cei trei sunt apoi invitați să trimită o propunere oficială, unul care va apărea în cele din urmă ca furnizor selectat. Alteori, pachetele în sine sunt folosite ca bază pentru stabilirea relației de lucru, folosind prețul menționat în pachetul de oferte ca bază pentru crearea unui acord contractual între client și vânzătorul care este selectat.