Termenul „pool de date” se referă la un set asociat de valori obținute dintr-o bază de date centralizată. Datele pot fi orice, de la informații despre lanțul de aprovizionare la înregistrările angajaților. Datele pot fi generate automat sau manual pentru analiză folosind întregul set de date sau un subset de valori. Software-ul pentru baze de date este conceput pentru a gestiona diferitele funcții asociate cu pool-urile de date, inclusiv sincronizarea și verificarea informațiilor.
Într-un sens foarte elementar, orice set de date colectate în scopul analizei este un grup de date. Metoda de colectare a datelor poate afecta acuratețea valorilor din grup și, prin urmare, rezultatul analizei. Dacă setul de date face parte dintr-un experiment cantitativ simplu care nu implică un set uriaș de date, colectarea manuală a datelor poate fi rezonabil de fiabilă. Dimpotrivă, dacă setul de date este mare, un proces automat de colectare a datelor va fi cel mai precis și mai precis.
Acuratețea și precizia valorilor conținute într-un set de date sunt întotdeauna importante, dar ar putea fi imperative pentru unele industrii care se bazează pe urmărirea lanțului de custodie în lanțul de aprovizionare. Rețeaua globală de sincronizare a datelor (GSDN) certifică pool-urile de date și facilitează procesul de sincronizare a datelor prin efectuarea unui audit anual asupra tuturor pool-urilor de date certificate de GDSN. Datele lanțului de aprovizionare care sunt capturate într-un grup de date certificat GDSN sunt legate de un număr global de locație (GLN) și de un număr de articol comercial global (GLIT). Aceste două numere sunt folosite pentru a identifica locațiile relevante și, respectiv, articolele asociate pentru comerț, pe măsură ce articolul trece prin lanțul de aprovizionare de la producător la consumator.
În alte cazuri, pool-urile de date sunt accesate automat de software-ul bazei de date în timp ce un computer pornește sau în timpul unui proces de instalare sau de actualizare. Aceste procese presupun transferul și verificarea informațiilor între baze de date. Informațiile transferate și verificate reprezintă grupul de date. Dacă apare o eroare a grupului de date în timpul procesului, este posibil să existe o problemă cu datele, cum ar fi un fișier de pornire corupt, setări incorecte pe hard disk sau un hard disk defect.
Pentru o bază de date personalizată care conține înregistrări ale angajaților sau date istorice de temperatură, accesul la grupul de date poate fi privat sau partajat. O piscină privată nu poate fi văzută sau accesată de nimeni altul decât administratorul. Un grup partajat poate fi accesat de alții care pot adăuga, edita sau elimina valori. Datele pot fi introduse automat, manual și importate sau exportate dintr-o foaie de calcul. Un pool bazat pe web este de obicei manipulat de un administrator, dar partajat, astfel încât utilizatorii online să poată vizualiza și exporta datele în diverse scopuri.