Un procesator de salarizare este o persoană fizică sau o entitate responsabilă de procesarea statelor de plată a unei companii. O persoană sau o companie care servește ca procesator de salarizare are de obicei sarcina de a procesa conturile de salarizare și de a pregăti cecuri ale angajaților, depozite directe și alte metode de plată. În unele cazuri, el poate fi responsabil și pentru procesarea plăților contractorilor independenți. Ca parte a acestui proces, procesatorii de plăți sunt de obicei taxați cu reținerea la sursă din plățile angajaților, în conformitate cu legile aplicabile în jurisdicția respectivă. De asemenea, poate fi nevoit să rețină bani pentru lucruri precum conturi de pensii și alte contribuții voluntare ale angajaților.
Atunci când un angajat, și uneori un antreprenor independent, este plătit cu bani datorați de către o companie, de obicei un procesator de plăți este cel care face ca acest lucru să se întâmple. Un procesator de plăți folosește înregistrările furnizate de o companie pentru a determina câte ore a lucrat o persoană și salariul său orar. Cu toate acestea, dacă o persoană primește un salariu stabilit, procesatorul poate folosi în schimb evidențele companiei pentru a determina suma salarială datorată într-o perioadă de plată. Această sumă devine plata brută pe care o datorează angajatul, deși este posibil să nu fie suma pe care o primește de fapt.
În cele mai multe locuri, un procesator de salarii nu pur și simplu pregătește cecurile angajaților pe baza sumei brute a salariului angajatului. În schimb, i se cere adesea să rețină o serie de taxe obligatorii din plata angajatului. El poate, totuși, să rețină sume pentru lucrurile la care angajatul a fost de acord. De exemplu, el poate fi nevoit să rețină contribuțiile pentru lucruri precum conturile de pensie și de asigurări medicale. Reținerile de salariu pot varia în funcție de jurisdicție, angajator și dorințele individuale ale angajatului.
Un procesator de salarii poate fi nevoit uneori să ajusteze plata unui angajat de la suma de bază atunci când pregătește salariile. De exemplu, el poate fi nevoit să facă ajustări pentru lucruri precum vacanța sau timpul de boală în unele cazuri. De asemenea, el poate ajusta salariul unui angajat pentru timpul de concediu. În unele cazuri, o persoană sau o companie cu acest titlu trebuie să calculeze și suma datorată și să ajusteze plata unui angajat din cauza plății pentru orele suplimentare.
Adesea, un procesator de salarizare este un individ, dar sarcina este uneori gestionată de o întreagă echipă, departament sau companie de salarizare. Uneori, un procesator de salarizare este un angajat al companiei care se ocupă de procesarea salariilor pentru cel puțin un angajat. În companiile foarte mici, proprietarul afacerii poate procesa el însuși plățile de salarizare. În unele cazuri însă, departamente întregi sunt dedicate procesării salariilor, iar unele companii chiar externalizează procesarea salariilor către serviciile de salarizare.