Un recordkeeper este un angajat de birou care lucrează cu, organizează și stochează informații precum rapoarte, dosare, procese-verbale de întâlnire, registre și corespondență diverse. El sau ea este responsabil pentru păstrarea înregistrărilor ordonate și ușor accesibile pentru alți lucrători sau părți externe, cum ar fi avocații care ar putea avea nevoie de informații. Registrele financiare, dosarele și chitanțele unei companii trebuie să fie păstrate într-o ordine actualizată de către un ținător de evidență în scopuri fiscale.
Evidențele fiscale trebuie păstrate și actualizate în mod constant într-o manieră amănunțită, inclusiv defalcări ale cheltuielilor. Înregistrările financiare, cum ar fi chitanțele, sunt necesare pentru a dovedi informațiile din declarațiile fiscale ale companiei. Managementul evidenței financiare a afacerilor este împărțit în principalele categorii de creanțe și de plătit. Conturile de încasat sunt plățile efectuate de clienți, în timp ce tranzacțiile de plătit sunt echipamente și alte articole pe care compania le achiziționează.
Un ținător de evidență trebuie să mențină o listă a clienților care sunt restante la plăți, deoarece aceasta reprezintă un deficit, sau o reducere, a ceea ce compania ar fi trebuit să primească pentru plăți conform facturării sale. Facturile sunt emise în momentul în care clientul primește un bun sau serviciu și sunt numerotate în ordine consecutivă. Clienții cu numerar plătesc facturile imediat, în timp ce cei cu conturi de credit își plătesc totalul contului în fiecare lună sau în alt program convenit. Înregistratorii trebuie să se asigure că toate facturile sunt contabilizate; orice comenzi anulate ale clienților sunt marcate ca „nule”, în timp ce extrasele sunt emise pentru a credita clienții. Extrasele sunt documente trimise în mod regulat clienților de credit care includ sumele pe care le-au plătit sau nu pentru facturi în conturile lor de credit.
Înregistratorii clasifică numerarul, vânzările, salariile și achizițiile companiei în informații ușor de localizat, care se încadrează într-un sistem general, cum ar fi software-ul de contabilitate computerizat. În sistemele de contabilitate computerizate, înregistratorii pot fi responsabili pentru descărcarea informațiilor bancare ale unei companii în programe software. Copierea de rezervă a fișierelor în cazul unui incendiu la birou sau al unei alte urgențe este o altă responsabilitate comună. În unele cazuri, un ținător de evidență poate avea nevoie totuși să înregistreze în mână unele chitanțe și articole într-un registru registru. Înregistratorii sunt adesea responsabili de numerarul mic și de ținerea evidenței achizițiilor de articole de birou.
Un ținător eficient de evidență organizează și înregistrează zilnic articolele, mai degrabă decât să lase chitanțele și informațiile să se adune. O astfel de evidență zilnică este o parte principală a acestui tip de muncă de birou, dar pot fi atribuite alte activități administrative. Înregistratorii înregistrează adesea minute la întâlniri, înainte de a distribui și mai târziu de a stoca informațiile.