Un manager de birou gestionează fluxul de lucru, ține evidențe și supraveghează angajații, facilitând în general munca efectuată într-un birou. Sarcinile precise îndeplinite pot depinde de o serie de factori, inclusiv de câți angajați există și de amploarea afacerii. Munca unui manager de birou este de obicei foarte asemănătoare între domenii, deoarece el sau ea este responsabil doar pentru alți angajați, nu pentru munca efectivă depusă în birou. În cele mai multe cazuri, această poziție nu este cel mai înalt nivel de conducere din companie, iar acest angajat poate raporta managerilor sau proprietarilor superiori. Companiile mici pot avea directori de birou, dar aceștia sunt uneori doar angajați avansați care îndeplinesc funcțiile unui manager de birou pe lângă propriile sarcini, fără nicio calificare specială.
Un manager de birou este de obicei o persoană cu o diplomă în management sau afaceri. El sau ea este în general responsabil pentru a se asigura că angajații lucrează în cel mai eficient mod posibil și că productivitatea este la cel mai înalt nivel posibil. Managerul de birou face de obicei acest lucru prin alocarea eficientă a muncii, contactând frecvent cu angajații și păstrând evidența productivității. Această poziție este adesea responsabilă pentru ținerea evidenței bugetelor, fișierelor și evidențelor angajaților.
Având în vedere că managerul nu face decât să le faciliteze angajaților să își îndeplinească munca, el sau ea nu trebuie neapărat să înțeleagă munca care se desfășoară în birou pentru a o gestiona eficient. De exemplu, o persoană cu o diplomă de management, dar fără experiență cu computere, ar putea în continuare să gestioneze un birou care proiectează software. Chiar și așa, este adesea util să ai experiență în tipul de birou în care lucrezi, atât pentru că le oferă angajaților de nivel inferior încredere în competența cuiva, cât și pentru că poate ajuta la gestionarea fluxului de lucru.
Una dintre responsabilitățile majore atribuite adesea managerilor de birou este angajarea de noi angajați și încetarea celor vechi. Managerul poate fi, de asemenea, responsabil să se asigure că toți angajații sunt informați cu privire la politicile companiei și că semnează toate documentele legale necesare legate de angajare. Asigurarea faptului că biroul este condus în deplină conformitate cu legile care reglementează angajații este una dintre cele mai importante sarcini ale managerului de birou.
Companiile mai mici au adesea nevoie de management în birou, fără resursele necesare pentru a angaja o persoană exclusiv pentru a servi ca manager de birou. În aceste cazuri, proprietarul poate ocupa funcția de manager, sau un angajat de nivel înalt poate lucra și îi poate supraveghea pe alții. Nu orice birou necesită acest tip de management, așa că există birouri care funcționează fără supravegherea unui manager. Când aplicați pentru joburi de manager de birou, cerințele exacte ale postului sunt de obicei enumerate în fișa postului. Este important să ne uităm la aceste cerințe exacte, deoarece fiecare birou își dorește ceva ușor diferit de un manager în funcție de ceea ce a reușit în trecut.