Un registru de plată este un tip de înregistrare contabilă care ajută la urmărirea plăților care sunt plătite în scopuri specifice. Nu este neobișnuit ca un registru de acest tip să fie creat pentru un proiect sau eveniment, ceea ce face foarte ușor să urmăriți toate cheltuielile și plățile legate de acea activitate particulară. În funcție de natura evenimentului sau a proiectului, registrul poate servi drept mijloc de documentare a fondurilor primite în proiect, precum și a oricăror fonduri care sunt plătite pentru a gestiona cheltuielile asociate activității.
Considerat o abordare de bază a evidenței contabile, un registru de plăți se concentrează de obicei pe primirea plăților legate de o anumită activitate. De exemplu, dacă elevii asociați cu o anumită clasă aleg să vândă bomboane pentru a strânge bani pentru un proiect, există șanse mari ca un registru să fie păstrat pe durata activității. Detaliile incluse în registru vor enumera adesea numele cumpărătorului, numărul de unități achiziționate, suma totală colectată pentru achiziție și, de obicei, chiar adresa de livrare a cumpărătorului.
Alte exemple de registru de plată pot include alte tipuri de date. În detaliu pot fi incluse informații precum suma și numărul facturii, modalitatea de plată utilizată pentru decontarea facturii și chiar data la care plata este oferită. În situațiile în care sunt primite plăți parțiale în cont, acea sumă și data plății sunt, de asemenea, probabil să fie incluse în detaliul registrului. Ca și în cazul majorității tipurilor de înregistrări contabile, scopul registrului este de a oferi informații precise și concise despre tranzacțiile financiare, astfel încât să existe o istorie permanentă a evenimentelor, fără întrebări despre ceea ce s-a întâmplat și când au avut loc acele evenimente.
Complexitatea registrului de plată va depinde adesea atât de principiile contabile general acceptate, cât și de orice îndrumări care sunt urmate în crearea și execuția proiectului asociat cu activitatea înregistrată în registru. Aceasta înseamnă că un registru de plăți păstrat pentru a urmări activitățile asociate unui proiect de strângere de fonduri de către un lăcaș de cult local poate fi oarecum simplist în comparație cu registrul ținut de o corporație multinațională care lansează o operațiune într-o localitate nouă. Atâta timp cât detaliul este exact și poate fi verificat cu documente justificative și îndeplinește toate standardele necesare pentru tipul de activitate implicat, registrul poate fi un mijloc foarte util de urmărire a tranzacțiilor asociate efortului.