Un secretar de turism lucrează în calitate administrativă într-o agenție sau corporație. El sau ea poate fi numit și asistent de birou de turism. Secretarii de călătorie coordonează planurile de călătorie pentru clienți sub supravegherea unui agent și răspund adesea la telefoane și deservesc clienții. Dacă o secretară organizează excursii pentru directorii corporativi, el sau ea pregătește, de obicei, itinerarii sau programe de călătorie.
Într-o agenție de turism, secretarele sunt adesea responsabile pentru a ține pasul cu cerințele de licență și alte documente necesare pentru a menține afacerea. Deși un secretar de turism poate răspunde la telefon și distribuie corespondența, el sau ea oferă, de asemenea, consiliere clienților și ar trebui să înțeleagă toate aspectele industriei turismului. Aceste cunoștințe aprofundate ajută la rezolvarea problemelor persoanelor care încearcă să coordoneze zboruri și hoteluri. Unele secretare de călătorie ajută la crearea de broșuri informative pentru uzul clienților.
Dacă lucrează pentru corporații, secretarele de turism organizează adesea toate detaliile călătoriilor directorilor. Un secretar de turism corporativ se poate ocupa de planificarea expozițiilor și convențiilor comerciale. Încercarea de a economisi banii companiei în timp ce rezervați camere și transport este o considerație pentru majoritatea secretarilor de călătorii de afaceri.
Școlile profesionale sau colegiile comunitare au adesea programe legate de tipurile de călătorie ale carierei de secretar, deși este posibil ca aceste programe să nu fie oferite la fel de frecvent ca alte tipuri de specialități de secretariat, cum ar fi cele juridice și medicale. Programele școlare pot include o secțiune de practică în care un student stagiază ca secretar de călătorie. Programele de secretariat de călătorie sunt disponibile online, precum și în persoană. Aceste programe sunt de obicei finalizate în mai puțin de un an și includ adesea mai multe examene care trebuie promovate pentru a primi un certificat.
Software-ul de rezervare a călătoriilor trebuie să fie stăpânit de secretare. O secretară de călătorie trebuie să aibă abilități excelente de calculator și să fie capabilă să coordoneze multe detalii. De exemplu, dacă este nevoie de mai multe companii aeriene pentru călătoria unui client, secretarul trebuie să includă instrucțiuni pentru zborurile de legătură. Planificarea conexiunilor cu timp de așteptare minim este, de asemenea, necesară pentru un serviciu bun pentru clienți.
Persoanele care sunt secretare de călătorie pot lucra cu normă întreagă sau cu jumătate de normă. Ei pot călători ocazional pentru întâlniri de afaceri, precum și pentru vacanțele lor personale. Construirea de bune relații de lucru cu alții din industria turismului, cum ar fi reprezentanții companiilor aeriene și operatorii de turism, le poate ajuta pe secretare să creeze pachete turistice cu valoare pentru clienți. În acest efort, ei ajută agenții de turism să le ofere clienților cele mai bune oferte și opțiuni de călătorie posibile. În unele agenții, un secretar de turism se poate specializa într-un domeniu, cum ar fi tururile de vacanță, în timp ce un agent se poate ocupa de alte pachete.