Un sistem de întâlniri este o tehnică folosită pentru a face întâlnirile, conferințele sau alte adunări ale indivizilor să meargă mai bine, să ia decizii reciproc agreabile sau să atingă în alt mod un scop. Există multe sisteme diferite de întâlnire care sunt disponibile pentru companii, grupuri sau organisme guvernamentale pentru a facilita în mod eficient întâlnirile. Sistemul de întâlnire folosit este adesea decis de conducerea unei companii sau convenit cu votul majorității în cadrul unui grup. Un sistem poate fi structurat sau nestructurat și este adesea legat de anumite reguli și constrângeri de timp.
„Regulile de ordine ale lui Robert” este un sistem comun de întâlniri care este folosit de multe companii și organisme parlamentare. Sistemul a fost dezvoltat la începutul secolului al XX-lea și folosește o serie de reguli pentru modul în care se desfășoară o întâlnire. Întâlnirile desfășurate folosind regulile de ordine ale lui Robert au adesea un președinte sau un președinte care supraveghează evenimentele. Regulile guvernează cine poate să vorbească, cât timp acea persoană poate să vorbească, modul în care se votează punctele și ordinea evenimentelor din cadrul ședinței. Sistemul poate fi modificat pentru a satisface nevoile unei companii sau modificat de o entitate guvernamentală care îl utilizează. Avantajul acestui tip de sistem este că deseori împiedică dezbaterile îndelungate să monopolizeze timpul la întâlniri și oferă un proces ordonat pentru realizarea obiectivelor. Dezavantajul este că regulile sunt complexe și lungi și, prin urmare, mulți angajați ar putea să nu fie familiarizați cu întregul sistem.
Spațiul deschis este un sistem de întâlnire care este mult mai puțin structurat și este adesea folosit de o companie la o conferință, o retragere sau chiar o întâlnire săptămânală a personalului. În cadrul acestui sistem, un scop sau mai multe obiective sunt oferite la început participanților. Persoanele care participă apoi se împart în grupuri și folosesc procese creative pentru a încerca să atingă obiectivul pe parcursul evenimentului. Un sistem de întâlniri în spațiu deschis este eficient pentru a implica majoritatea angajaților sau participanților în proces, dar lipsa structurii acestui sistem poate să nu fie adecvată pentru fiecare companie.
Companiile care au angajați în mai multe locații geografice pot folosi adesea un sistem de întâlnire online. Site-urile web sau programele software permit unei persoane să găzduiască o întâlnire prin Internet. Aceste programe au adesea un sistem de vot care poate fi utilizat pentru a decide asupra problemelor și permit participanților să participe prin chat pe Internet sau prin tehnologia vocală. Gazda poate folosi acest sistem de întâlnire pentru a opri apelurile telefonice de la participanți și pentru a decide ordinea evenimentelor și cine poate vorbi când. Aceste sisteme permit adesea utilizatorilor să facă prezentări PowerPoint, să arate videoclipuri și să utilizeze tehnologia de partajare a ecranului în scopuri de instruire și pentru a atinge alte obiective ale întâlnirii.